Cách viết email lịch sự đem lại ấn tượng tốt nhất
SELECT MENU

Blog

Cách viết email lịch sự đem lại ấn tượng tốt nhất

Theo một nghiên cứu từ Harvard Business Review, những email được viết với ngôn từ lịch sự và thể hiện sự tôn trọng có khả năng nhận phản hồi cao hơn 36% so với các email thiếu sự tinh tế trong cách diễn đạt. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc soạn thảo email một cách chuyên nghiệp và thân thiện để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, đặc biệt là trong môi trường làm việc. Trong bài viết này, OES sẽ giới thiệu những cách viết email lịch sự và gây ấn tượng mạnh mẽ, góp phần nâng cao hiệu quả giao tiếp công việc.

Xem thêm: Chứng chỉ tin học cơ bản MOS và IC3 – Đâu là thứ bạn cần?

Vai trò của email lịch sự trong môi trường công sở 

Trong môi trường công sở, email là một trong những phương tiện giao tiếp chủ yếu, được sử dụng để trao đổi thông tin, đưa ra yêu cầu, và giải quyết các vấn đề công việc. Tuy nhiên, không phải lúc nào cách giao tiếp qua email cũng dễ dàng mang lại kết quả như mong đợi. Một email thiếu lịch sự có thể dẫn đến sự hiểu nhầm, mất thời gian hoặc thậm chí ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ công việc. Ngược lại, một email được viết bằng ngôn từ lịch sự và tôn trọng không chỉ giúp thông tin được truyền đạt rõ ràng mà còn tạo ấn tượng tích cực với người nhận, từ đó thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả hơn.

Việc sử dụng ngôn ngữ lịch sự trong email còn thể hiện sự chuyên nghiệp và văn hóa công ty. Biết sử dụng các cách viết email lịch sự sẽ giúp xây dựng hình ảnh cá nhân cũng như nâng cao giá trị thương hiệu của tổ chức trong mắt đối tác, khách hàng. Bằng cách thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian và cảm xúc của người nhận, bạn sẽ tạo dựng được một môi trường giao tiếp lành mạnh, giúp mọi vấn đề được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Vì vậy, trong mỗi email công sở, sự lịch thiệp không chỉ là một yêu cầu mà còn là một chiến lược giúp duy trì và phát triển các mối quan hệ bền vững trong công việc.

Các yếu tố cần có để viết email lịch sự 

Để cách viết email lịch sự trở thành một thói quen hiệu quả trong môi trường công sở, có một số yếu tố quan trọng mà bạn cần chú ý. Mỗi yếu tố này không chỉ giúp nâng cao chất lượng giao tiếp mà còn tạo dựng ấn tượng tốt với người nhận. Sau đây là những yếu tố cơ bản giúp bạn viết email lịch sự và chuyên nghiệp:

Tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn 

Tiêu đề là phần đầu tiên mà người nhận thấy, vì vậy nó cần phải ngắn gọn và dễ hiểu. Một tiêu đề rõ ràng giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt được mục đích của email mà không cần mở nội dung. Đây là yếu tố quan trọng trong “cách viết email lịch sự” vì nó thể hiện sự tôn trọng thời gian của người nhận.

Hãy tránh sử dụng tiêu đề quá dài hoặc mơ hồ, vì điều này có thể khiến người nhận cảm thấy khó chịu hoặc bối rối. Một tiêu đề súc tích không chỉ làm tăng tính chuyên nghiệp mà còn giúp bạn tạo được ấn tượng tốt ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên qua email.

Lời chào phù hợp 

Lời chào trong email là cách thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Nếu bạn chưa quen biết người nhận hoặc giao tiếp trong một bối cảnh trang trọng, lời chào như “Kính gửi” hay “Thưa ông/bà” là lựa chọn phù hợp. Nó tạo cảm giác lịch sự và chính thức ngay từ đầu.

Ngược lại, nếu bạn làm việc trong một môi trường thân thiện hơn, lời chào như “Chào anh/chị” vẫn giữ được sự lịch sự nhưng tạo cảm giác gần gũi. Một lời chào đúng cách sẽ giúp thiết lập mối quan hệ tốt và nâng cao tính lịch sự trong email.

Nội dung cụ thể và xúc tích 

Khi viết email, nội dung cần phải đi thẳng vào vấn đề mà không dài dòng. Việc trình bày một cách cụ thể và xúc tích giúp người nhận dễ dàng hiểu được yêu cầu của bạn. Đây là một phần quan trọng trong “cách viết email lịch sự”, vì sự rõ ràng sẽ tránh gây hiểu lầm và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

Nội dung cụ thể và không lan man cũng thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian của người nhận. Bạn nên sử dụng các câu ngắn gọn, dễ hiểu và tránh đưa vào những chi tiết không cần thiết để giữ cho email luôn trong khuôn khổ và dễ theo dõi.

Ngôn từ lịch sự và chuyên nghiệp 

Ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp là yếu tố không thể thiếu khi áp dụng “cách viết email lịch sự”. Hãy sử dụng các từ ngữ tôn trọng như “Xin vui lòng”, “Cảm ơn”, và “Mong nhận được sự phản hồi” để thể hiện thái độ tôn trọng đối với người nhận. Điều này sẽ giúp tạo dựng bầu không khí giao tiếp tích cực.

Chú ý đến cách dùng từ trong từng tình huống để đảm bảo email của bạn luôn phù hợp và chuyên nghiệp. Ngôn ngữ lịch sự không chỉ làm tăng hiệu quả giao tiếp mà còn giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người nhận.

Những nguyên tắc giúp email tạo ấn tượng tốt

Để viết một email lịch sự và hiệu quả, có một số nguyên tắc cơ bản giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người nhận. Những nguyên tắc này không chỉ giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.

Tránh lỗi chính tả và ngữ pháp

Lỗi chính tả và ngữ pháp có thể làm giảm độ tin cậy và tính chuyên nghiệp của email. Vì vậy, trước khi gửi, hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra kỹ các từ ngữ, dấu câu và cấu trúc câu. Những lỗi này có thể gây hiểu nhầm hoặc khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng. Việc viết đúng chính tả và ngữ pháp không chỉ thể hiện sự cẩn thận mà còn giúp bạn tạo dựng hình ảnh uy tín.

Để tránh lỗi, bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả hoặc đọc lại email trước khi gửi. Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo email của bạn đạt được sự hoàn chỉnh và không bị gián đoạn trong giao tiếp.

Kiểm tra lại trước khi gửi

Trước khi nhấn nút gửi, luôn dành thời gian để kiểm tra lại email một lần nữa. Việc này giúp bạn phát hiện ra các lỗi không đáng có, chẳng hạn như thiếu thông tin hoặc câu từ chưa rõ ràng. Kiểm tra lại sẽ giúp bạn chắc chắn rằng email của mình đã truyền đạt đúng ý định và có thể tạo ra ấn tượng tốt với người nhận.

Ngoài ra, kiểm tra lại trước khi gửi còn giúp bạn xem xét lại cách thức giao tiếp, đảm bảo mọi thông tin đều phù hợp và không gây khó chịu cho người nhận. Đây là một bước cần thiết để giữ email luôn chuyên nghiệp và lịch sự.

Trước khi nhấn nút gửi, luôn dành thời gian để kiểm tra lại email một lần nữa.

Thể hiện sự quan tâm qua phần kết

Phần kết của email là cơ hội cuối cùng để bạn thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với người nhận. Một câu kết như “Mong nhận được phản hồi từ bạn sớm” hoặc “Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc email” có thể giúp bạn tạo ấn tượng tích cực và làm cho email trở nên lịch sự hơn. Điều này thể hiện sự chú ý đến người nhận và tạo cảm giác thân thiện, dễ chịu.

Phần kết cũng là cơ hội để khẳng định mong muốn duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong công việc. Một lời cảm ơn hoặc sự chia sẻ sẽ khiến người nhận cảm thấy được tôn trọng và tạo dựng sự hợp tác lâu dài.

Chữ ký chuyên nghiệp

Chữ ký email là một yếu tố quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Một chữ ký đầy đủ bao gồm tên, chức vụ, công ty, và thông tin liên lạc sẽ giúp người nhận dễ dàng liên hệ lại với bạn khi cần thiết. Chữ ký còn thể hiện sự nghiêm túc và tôn trọng đối với người nhận.

Hãy đảm bảo rằng chữ ký của bạn đơn giản nhưng đầy đủ thông tin, không quá dài dòng và luôn được cập nhật với các thông tin chính xác. Chữ ký chuyên nghiệp góp phần tạo nên ấn tượng tốt trong giao tiếp qua email, đồng thời thể hiện sự quan tâm đến chi tiết trong công việc.

Một số lưu ý giúp tránh các lỗi thường gặp khi gửi email

Để thực hiện “cách viết email lịch sự,” việc tránh các lỗi thường gặp là điều quan trọng. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp email của bạn trở nên hoàn thiện, tránh gây khó chịu cho người nhận và để lại ấn tượng tốt trong giao tiếp công việc.

Không gửi email vào thời điểm không phù hợp

Một trong những yếu tố quan trọng trong “cách viết email lịch sự” là chọn thời điểm gửi hợp lý. Gửi email vào những giờ quá sớm hoặc quá muộn có thể khiến người nhận cảm thấy bị làm phiền. Tốt nhất, hãy gửi email vào giờ hành chính, khi người nhận dễ dàng đọc và phản hồi. Đặc biệt, nếu người nhận ở múi giờ khác, hãy lưu ý để tránh gửi email vào giờ nghỉ của họ, thể hiện sự tôn trọng thời gian cá nhân.

Việc chọn thời điểm gửi không chỉ giúp tăng khả năng phản hồi mà còn tạo nên ấn tượng tốt, góp phần thể hiện sự tinh tế và chu đáo trong giao tiếp qua email.

Hạn chế sử dụng chữ viết hoa và dấu chấm than

Một “cách viết email lịch sự” hiệu quả là tránh lạm dụng chữ viết hoa và dấu chấm than. Dùng quá nhiều chữ viết hoa có thể khiến người nhận cảm thấy bạn đang tỏ thái độ mạnh mẽ hoặc gắt gỏng, trong khi quá nhiều dấu chấm than có thể tạo cảm giác cấp bách không cần thiết. Để giữ email lịch sự và chuyên nghiệp, hãy dùng chữ thường và tiết chế dấu chấm than, giúp nội dung truyền đạt dễ hiểu, thân thiện và tôn trọng người nhận.

Điều này cũng giúp ngôn ngữ của email trở nên tự nhiên và nhã nhặn, đảm bảo người nhận có trải nghiệm tốt hơn khi đọc nội dung bạn muốn truyền tải.

Kiểm tra danh sách người nhận và nội dung đính kèm

Một trong những nguyên tắc cơ bản của “cách viết email lịch sự” là đảm bảo mọi thông tin trong email đều chính xác, đặc biệt là danh sách người nhận và các file đính kèm. Việc gửi nhầm người có thể dẫn đến những hiểu lầm không đáng có hoặc làm mất tính bảo mật của thông tin. Để tránh điều này, hãy kiểm tra kỹ người nhận và sử dụng CC hoặc BCC phù hợp.

Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn đã đính kèm đầy đủ các tài liệu cần thiết trước khi gửi. Quên đính kèm file là một lỗi phổ biến nhưng có thể gây phiền phức cho người nhận. Kiểm tra lại toàn bộ email giúp đảm bảo nội dung bạn gửi đi là hoàn chỉnh và chu đáo, tăng thêm tính chuyên nghiệp cho email của bạn.

Xem thêm: Cách viết email chuyên nghiệp với 8 yếu tố nhất định không được bỏ qua 

Kết luận 

Tóm lại, để gửi email lịch sự, hãy chú ý đến cách bắt đầu và kết thúc email, sắp xếp thông tin một cách rõ ràng và logic, sử dụng ngôn ngữ chính xác và phù hợp với người nhận, và đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Những yếu tố này sẽ giúp tạo nên một email lịch sự và chuyên nghiệp, đem lại ấn tượng tốt và duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp với người nhận. 

OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam sở hữu một Ngân hàng khóa học khổng lồ được đặt trên nền tảng SkillHub với rất nhiều các khóa học kỹ năng mềm công sở dành cho mọi đối tượng, đặc biệt là nhân viên và quản lý công sở. Với những nội dung đa dạng, ai cũng có thể tìm được khóa học phù hợp. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp các khóa học số hóa được thiết kế tùy chỉnh tùy theo nhu cầu riêng của mỗi doanh nghiệp với các kiến thức cần thiết. 

 

Bài viết liên quan

×
OES

Nhận thông báo về những Khóa học mới nhất

Error: Contact form not found.

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x