Phần mềm quản lý đào tạo (LMS) đã và đang trở thành một giải pháp hữu ích trong việc đào tạo và phát triển nhân lực của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc triển khai LMS cho doanh nghiệp không phải là một quyết định đơn giản, do đó cần phải tìm hiểu kỹ về các hình thức triển khai LMS và lựa chọn phù hợp nhất với quy mô và ngân sách của công ty. Hãy cùng tìm hiểu về các hình thức triển khai phần mềm LMS để đưa ra quyết định đúng đắn cho sự phát triển của doanh nghiệp trong bài viết dưới đây! 

Xem thêm: Hệ thống LMS là gì? Mọi thứ doanh nghiệp cần biết về phần mềm quản lý đào tạo trực tuyến

Những lợi ích khi triển khai phần mềm LMS trong đào tạo 

Tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo 

LMS (Learning Management System) giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo bằng cách cung cấp một nền tảng quản lý đào tạo tiêu chuẩn. Việc truyền tải và tiếp thu kiến thức đào tạo trở nên nhanh chóng và linh hoạt hơn bởi mọi dữ liệu đều được hệ thống hóa rõ ràng và mỗi học viên có thể tương tác với nó chỉ bằng vài cú nhấp chuột đơn giản.. 

Bằng cách triển khai phần mềm LMS, các tổ chức có thể giảm thiểu chi phí trong việc tổ chức các hoạt động đào tạo truyền thống như thuê mặt bằng, cơ sở hạ tầng, giảng viên hay chi phí đi lại,… Thay vào đó, học viên có thể dễ dàng sử dụng phần mềm LMS bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu, tiện lợi và nhanh chóng. 

Nâng cao chất lượng đào tạo 

Với hệ thống LMS, học viên sẽ có nhiều cách thức để tiếp cận và lĩnh hội kiến thức một cách chủ động với nhiều tương tác hấp dẫn, trực quan và sinh động thông qua bài giảng e-Learning hay các tính năng như Gamification,…từ đó thúc đẩy động lực học tập và hiệu quả đào tạo doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, nhờ sự hỗ trợ của LMS, bộ phận đào tạo cũng có thể trích xuất các báo cáo và phân tích, xác định điểm vượt trội và điểm cần cải thiện trong khóa học e-Learning của mình, từ đó đưa ra những điều chỉnh và thực hiện sửa đổi cần thiết để nâng cao chất lượng đào tạo. 

Quản lý đào tạo hiệu quả 

Một trong những nghiệp vụ khó khăn nhất của công tác đào tạo chính là theo dõi tiến độ học tập từ đó đánh giá hiệu quả đào tạo, sự tiến bộ của người học. Đặc biệt là với hình thức đào tạo truyền thống, việc quản lý học viên và kiểm soát chất lượng đào tạo được thực hiện thủ công thông qua người giám sát hoặc theo dõi chủ quan từ người quản lý, chưa cụ thể, chi tiết và khách quan. 

Thông qua triển khai phần mềm LMS, người quản lý đào tạo có thể dễ dàng theo dõi tiến độ học tập và hiệu quả đào tạo của các học viên thông qua báo cáo thời gian thực, lộ trình học tập được cá nhân hóa, cùng với đó là khả năng phân tích kết quả chi tiết của quá trình tham gia đào hay các bài kiểm tra đánh giá,…nhờ các tính năng trên phần mềm. Nhờ vậy quá trình giám sát, đánh giá về năng lực của từng học viên trong một khóa học, một chương trình đào tạo cụ thể được tối ưu và đơn giản hóa. 

Tiết kiệm không gian lưu trữ 

LMS giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vì các tài liệu, bài giảng, đề thi, bài tập được lưu trữ trên một máy chủ trung tâm và được truy cập thông qua Internet. Điều này có nghĩa là không cần phải in ấn hoặc lưu trữ các tài liệu trên giấy, giảm thiểu nhu cầu sử dụng không gian lưu trữ vật lý. Ưu điểm này cũng phát huy khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hay gia tăng nhân sự. 

Xem thêm: Top 5 hệ thống LMS tốt nhất cho doanh nghiệp tại Việt Nam 2023 

Các hình thức triển khai phần mềm LMS

Thuê sử dụng hệ thống LMS (Cloud-Based LMS)  

Thuê sử dụng hệ thống LMS là hình thức phổ biến để triển khai phần mềm LMS cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thuê sử dụng hệ thống LMS cũng có những nhược điểm và ưu điểm riêng. 

Ưu điểm 

• Tối ưu chi phí trong việc triển khai, vận hành và bảo trì hệ thống LMS. 
• Không cần có đội ngũ IT để trực tiếp vận hành hệ thống 
• Đăng ký triển khai phần mềm LMS tức thời ngay khi xác định rõ nhu cầu 
• Tối ưu Server (sử dụng server của chính đơn vị đào tạo) 
• Nhận được hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật từ nhà cung cấp phần mềm, giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến phần mềm nhanh chóng và hiệu quả. 

Nhược điểm 

• Giới hạn băng thông: Băng thông sẽ phụ thuộc vào gói lưu trữ mà doanh nghiệp sử dụng. 
• Không thể truy cập nếu không có kết nối Internet. Yêu cầu kết nối mạng luôn luôn ổn định. 

Mua bản quyền sử dụng phần mềm (On-premise LMS) 

On-premise là hình thức triển khai phần mềm tại máy chủ của doanh nghiệp của bạn. Cloud-based là hình thức doanh nghiệp sử phần mềm LMS, và các hạ tầng, các công việc bảo trì liên quan sẽ được đảm nhiệm bởi đơn vị cung cấp.

Ưu điểm: 

• Chi phí dài hạn hợp lý: Doanh nghiệp chỉ phải trả phí sở hữu một lần duy nhất khi sử dụng phần mềm hình thức On-premise. 
• Toàn quyền truy cập: Người dùng On-premise được phép toàn quyền truy cập, quản lý và kiểm soát nguồn tài nguyên. Hình thức này vô cùng hữu ích đối với các doanh nghiệp có nhu cầu chú trọng quyền riêng tư và bảo mật thông tin cao. 
• Tính bảo mật cao: Bên thứ ba không có quyền truy cập vào thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp hay kể cả nhà cung cấp. 

Nhược điểm: 

• Chi phí đầu tư ban đầu lớn (chi phí thiết lập, chi phí hạ tầng server lưu trữ, chi phí bảo trì phần mềm,…)  
• Đòi hỏi đội ngũ chuyên nghiệp: Với mô hình On-premise, doanh nghiệp buộc phải có đội ngũ IT chuyên nghiệp nhằm hỗ trợ. Họ sẽ giữ nhiệm vụ quản lý, kiểm soát những chính sách bảo mật mà doanh nghiệp tự thiết lập.

Xem thêm: Lựa chọn mô hình và hình thức đào tạo nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp

Những yếu tố quyết định đến việc lựa chọn hình thức triển khai phần mềm LMS

Quy mô 

Với các doanh nghiệp Startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ < 500 nhân sự, không có IT quản trị cũng như xây dựng hệ thống dữ liệu riêng thì nên chọn giải pháp Cloud để tiết kiệm chi phí duy trì, vận hành và nâng cấp hệ thống. 

Đối với các doanh nghiệp lớn, có cơ sở hạ tầng, chính sách bảo mật riêng, sẽ có xu hướng đầu tư những hệ thống theo hình thức On-Premise, vì đa phần các doanh nghiệp này đều xây dựng Data Center riêng cho mình cùng với đó là yêu cầu bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt như ngành ngân hàng, viễn thông, sản xuất bán lẻ, … Chiến lược đầu tư này về lâu dài sẽ tiết kiệm chi phí hơn. 

Tùy vào số lượng học viên và chương trình đào tạo, doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc và xem xét kỹ lưỡng nên sử dụng loại hình triển khai nào để phù hợp. 

Ngân sách 

Quá trình lựa chọn và triển khai LMS đòi hỏi rất nhiều công sức. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống phải được sử dụng lâu dài, ổn định nhằm khai thác triệt để lợi ích khi đầu tư. Để làm được điều ngày, ngân sách dành cho hệ thống LMS cũng là yếu tố hết sức quan trọng cần cân nhắc.  

Có hai điều doanh nghiệp cần xem xét kỹ trong yếu tố này: số lượng người dùng và ngân sách dành cho hoạt động đào tạo. Thứ nhất, doanh nghiệp nên xác định rõ số lượng nhân sự/người dùng sẽ hoạt động và tham gia đào tạo trên hệ thống. Vì với mỗi hình thức triển khai phần mềm LMS, số lượng users sẽ quyết định rất lớn đến chi phí triển khai. Số lượng users càng lớn thì chi phí càng lớn và ngược lại.  

Hơn nữa, mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều được phân bổ một nguồn ngân sách nhất định theo kế hoạch từ trước đó, mặc dù đây là khoản ngân sách có thể thay đổi tùy vào nhu cầu của tổ chức, song dao động chỉ nằm trong một khoảng cố định, không được phép vượt quá ngưỡng cao nhất. Do đó, doanh nghiệp cũng cần đánh giá và xem xét kỹ lưỡng ngân sách đào tạo của công ty trước khi lựa chọn hình thức triển khai phần mềm LMS. 

 Xem thêm: Làm sao để xác định ngân sách LMS cho đào tạo doanh nghiệp? 

Mục đích sử dụng LMS 

Thay vì so sánh đâu là hệ thống LMS tốt nhất thì doanh nghiệp nên xác định nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp mình trước. Để làm được điều này, ban quản lý có thể tham khảo ý kiến của nhân viên ở các bộ phận có liên quan, xem xét kế hoạch cũng như chiến lược đào tạo và so sánh đối chiếu với các hệ thống đã áp dụng trước đó để làm cơ sở chọn ra hệ thống LMS phù hợp nhất.  

Nên thuê hay mua hệ thống LMS?

Khi các doanh nghiệp đang trong cuộc đua khốc liệt về tốc độ và khả năng đổi mới, những yêu cầu về các tính năng hiện đại và phù hợp trong một LMS cũng ngày một trở nên cấp thiết hơn. Mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều có nhu cầu và đặc điểm khác nhau. Quyết định nên thuê hay mua hệ thống LMS phụ thuộc vào mục đích sử dụng và ngân sách của doanh nghiệp. Vậy nên các tổ chức, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố trên để đưa ra lựa chọn tốt nhất. 

Xem thêm: Tối ưu chi phí đào tạo nhân sự với hệ thống LMS doanh nghiệp

Kết 

Lựa chọn hình thức triển khai LMS không phải là một quyết định đơn giản. Doanh nghiệp cần cân nhắc và xem xét kỹ lưỡng trước khi đưa ra phương án phù hợp với công ty. Cho mục tiêu phát triển lâu dài, bền vững, mỗi một hình thức đều mang đến những lợi ích và đặc điêm khác nhau. OES tự hào là đơn vị đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp triển khai phần mềm LMS thành công, đem lại kết quả tốt cho đào tạo doanh nghiệp.

Liên hệ ngay OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến để nhận tư vấn kỹ lưỡng nhất về giải pháp e-Learning toàn diện!