Tỉ phú hàng đầu thế giới Elon Musk từng nói: “Giao tiếp là yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ tổ chức nào. Nếu bạn không thể truyền đạt một ý tưởng một cách hiệu quả, thậm chí là ý tưởng tốt nhất, thì bạn sẽ thất bại”. Thật vậy, trong môi trường kinh doanh, giao tiếp không chỉ là một kỹ năng đơn thuần mà còn là chìa khóa mở cánh cửa thành công. Bài viết sau đây, OES sẽ giới thiệu các hình thức giao tiếp trong kinh doanh và “bật mí” những bí quyết để trở thành một bậc thầy trong lĩnh vực này.  

Xem thêm: Phân tích 5 ví dụ về kỹ năng giao tiếp ứng xử cần thiết tại nơi làm việc

Giao tiếp trong kinh doanh là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh?

Giao tiếp kinh doanh là quá trình trao đổi thông tin, ý kiến, ý tưởng và dữ liệu giữa các cá nhân, tổ chức hoặc các bên liên quan trong môi trường kinh doanh. Mục tiêu của giao tiếp kinh doanh thường là để thúc đẩy sự hiểu biết, tạo ra các mối quan hệ hợp tác và đạt được các mục tiêu cụ thể. 

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực (SHRM) năm 2020 cho biết: “Doanh nghiệp với quy mô từ 1000 nhân sự có thể mất trung bình 62,4 triệu USD vì giao tiếp thiếu hiệu quả giữa các nhân viên”. Điều này chứng tỏ tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh và tại nơi làm việc, bởi nếu hoạt động tương tác kém hiệu quả, rất khó để tổ chức hoàn thành nhiệm vụ, chia sẻ thông tin và thống nhất hành động để đạt kết quả cao.  

Ngược lại, nếu hoạt động giao tiếp diễn ra suôn sẻ, bạn và doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiếp cận khách hàng, làm việc cùng đối tác và phát triển các mối quan hệ kinh doanh lâu dài.  

Xem thêm: 5 kỹ năng giao tiếp cơ bản giúp bạn thành công trong cuộc sống và sự nghiệp 

Các hình thức giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp kinh doanh bao gồm việc trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức và từ tổ chức đến các đơn vị đối tác/khách hàng bên ngoài. Các kiểu giao tiếp trong kinh doanh bao gồm giao tiếp hướng lên, giao tiếp hướng xuống, giao tiếp ngang và giao tiếp bên ngoài, cụ thể:  

Giao tiếp hướng lên (Upward communication) 

Giao tiếp hướng lên là một trong các hình thức giao tiếp trong kinh doanh phổ biến, trong đó thông tin được truyền từ dưới lên trên theo cấu trúc tổ chức. Hoạt động này thường diễn ra khi nhân viên gửi thông tin, báo cáo, ý kiến, hoặc các yêu cầu đến cấp quản lý, lãnh đạo.  

Ưu điểm:  

• Giao tiếp hướng lên giúp cho nhân viên có cơ hội chia sẻ ý kiến, đề xuất giải pháp và hướng giải quyết vấn đề với các nhà quản lý cấp cao.  
• Giao tiếp hướng lên giúp cho quản lý cấp cao hiểu được những gì đang diễn ra trong đội nhóm và nắm bắt được thông tin quan trọng. 

Nhược điểm:  

• Khoảng cách về cấp bậc giữa nhân viên và quản lý khiến họ khó khăn trong việc chia sẻ mọi vấn đề với cấp trên.  
• Cần một kênh/phương thức giao tiếp rõ ràng để giao tiếp hiệu quả với các cấp lãnh đạo trong tổ chức.  

Làm thế nào để giao tiếp hướng lên hiệu quả: 

• Nhà quản lý nên khuyến khích giao tiếp bằng đưa ra phản hồi và tương tác với nhân viên thường xuyên. 
• Tận dụng nhiều kênh giao tiếp bằng cách tổ chức các khảo sát hoặc biểu mẫu phản hồi nội bộ, nhóm chat, email hoặc gặp mặt họp bàn trực tiếp. 
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp dựa trên sự chân thành, tôn trọng và cùng phát triển. 

Giao tiếp hướng xuống (Downward communication/Managerial communication) 

Giao tiếp hướng xuống là một trong các hình thức giao tiếp trong kinh doanh mô tả quá trình truyền thông tin từ phía cấp quản lý cao nhất của một tổ chức xuống các cấp bậc thấp hơn. Mặc dù hướng đi của giao tiếp này ngược lại với giao tiếp hướng lên, nhưng hai hình thức này thường phối hợp với nhau. Ví dụ rõ ràng cho hoạt động này là khi nhà lãnh đạo/quản lý truyền đạt thông tin trực tiếp qua email với nhân sự.  

Ưu điểm: 

• Giúp chia sẻ và phổ biến thông tin, chỉ đạo của lãnh đạo tổ chức xuống các nhóm và cá nhân đồng đều.  
• Giúp quản lý giao việc dễ dàng hơn, đặc biệt là những nhiệm vụ cấp bách. 
• Phù hợp với việc thông báo quy trình, quy định và chuẩn mực cần tuân thủ trong tổ chức.  
• Tạo ra sự đồng thuận và hiểu biết chung về mục tiêu và chiến lược của tổ chức. 
• Giúp nhà quản lý có thể phân phối nhiệm vụ cho các thành viên trong tổ chức, tăng cường sự tự chủ và trách nhiệm. 

Nhược điểm: 

• Làm chậm quá trình giao tiếp do tốc độ truyền thông tin từ trên xuống dưới thường hạn chế. 
• Thông tin dễ bị làm sai lệch vì trải qua nhiều lần truyền đạt. 
• Giao tiếp hướng xuống mà không kết hợp cùng giao tiếp hướng lên dễ khiến nhân sự cảm thấy căng thẳng hoặc bị áp đặt. 

Làm thế nào để giao tiếp hướng xuống hiệu quả: 

• Sử dụng các hình thức giao tiếp trong kinh doanh như: bản tin, thông báo hoặc thông cáo để phân phối thông tin một cách nhanh chóng và rõ ràng. 
• Thống nhất một kênh phản hồi giữa lãnh đạo và nhân sự để làm rõ những thông tin và câu hỏi của cấp dưới.  
• Đảm bảo sự cân bằng giữa giao tiếp hướng xuống và giao tiếp hướng lên. 
• Quản lý cần duy trì tính cách thân thiện nhưng chuyên nghiệp khi giao tiếp.  

Giao tiếp ngang hàng (Lateral communication/Technical communication) 

Giao tiếp ngang hàng là quá trình trao đổi thông tin, ý kiến và thông điệp giữa các thành viên trong tổ chức có cùng cấp bậc hoặc vị trí. Trong số các hình thức giao tiếp trong kinh doanh, giao tiếp ngang hàng không thể hiện rõ mối quan hệ quyền lực rõ ràng giữa người gửi và người nhận thông điệp.  

Ưu điểm: 

• Giúp các cá nhân hoặc nhóm hiểu rõ hơn về nhau, từ đó tạo ra sự đồng lòng và tương tác tích cực trong tổ chức. 
• Tạo ra cơ hội học hỏi, cạnh tranh lành mạnh và phát triển cá nhân, từ đó nâng cao năng lực làm việc. 
• Thúc đẩy sự hợp tác và sáng tạo trong công việc, giúp giải quyết vấn đề và phát triển các giải pháp mới. 
• Giảm bớt sự phụ thuộc vào quản lý trực tiếp trong việc truyền đạt thông tin và giải quyết vấn đề, từ đó tăng cường tính linh hoạt và tự chủ cho các nhóm làm việc. 

Nhược điểm: 

• Trong một số trường hợp, giao tiếp ngang hàng có thể dẫn đến hiểu lầm giữa các đồng nghiệp về mục tiêu, trách nhiệm, hoặc quy trình công việc. 
• Có thể dẫn đến xung đột về quyền lực hoặc vị thế trong tổ chức, đặc biệt khi các cá nhân hoặc nhóm cố gắng tranh chấp sự kiểm soát hoặc ảnh hưởng. 
• Có thể dẫn đến sự thiếu sự tập trung vào công việc chính do các cuộc trò chuyện không liên quan. 
• Sự thiếu tin cậy, minh bạch về thông tin nếu chưa có xác nhận hoặc chia sẻ rộng rãi.  

Làm thế nào để giao tiếp ngang hàng hiệu quả: 

• Quản lý nên nhấn mạnh vào mục tiêu chung của nhóm/tổ chức để ngăn chặn cạnh tranh không lành mạnh. 
• Khuyến khích việc chia sẻ thông tin cá nhân ngoài giờ làm để không ảnh hưởng đến công việc và tinh thần chung.  

Giao tiếp bên ngoài (External communication)  

Giao tiếp bên ngoài là quá trình trao đổi thông tin, ý kiến và dữ liệu giữa tổ chức và các bên ngoài tổ chức đó, bao gồm khách hàng, đối tác, công chúng. Ví dụ như việc doanh nghiệp bạn đưa ra thông cáo báo chí để quảng bá sản phẩm dịch vụ mới.  

Ưu điểm: 

• Là công cụ hiệu quả để quảng bá hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ của công ty đến khách hàng và thị trường. 
• Giao tiếp bên ngoài chuyên nghiệp, hiệu quả giúp doanh nghiệp xây dựng sự uy tín của tổ chức.  
• Giúp xây dựng mối quan hệ tích cực với khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác, từ đó có thêm cơ hội kinh doanh và phát triển.  

Nhược điểm:  

• Giao tiếp không hiệu quả hoặc không chính xác có thể gây ảnh hưởng lớn trực tiếp đến uy tín của tổ chức. 
• Cần phối hợp chặt chẽ với giao tiếp bên trong để đạt được hiệu quả cao nhất.  

Làm thế nào để giao tiếp bên ngoài hiệu quả:  

• Tìm hiểu kỹ các quy tắc giao tiếp bên ngoài (ngôn ngữ, sắc thái giao tiếp, phong cách) để phù hợp với người nghe 
• Đảm bảo thông điệp truyền thông rõ ràng và có mục đích. 
• Tập trung xây dựng các mối quan hệ tích cực với khách hàng.  

Bí quyết trở thành bậc thầy trong giao tiếp

Doanh nhân nổi tiếng người Anh Richard Branson nhấn mạnh: “Việc giao tiếp là kỹ năng quan trọng nhất mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng cần sở hữu”. Sau đây là 4 bí quyết để trở thành bậc thầy trong giao tiếp kinh doanh:  

• Xác định mục đích của giao tiếp trong kinh doanh trước khi trao đổi với đối tác/khách hàng, tránh mất thời gian và sự thiếu chắc chắc khi thương lượng.  
• Thấu hiểu điều mà đối tác/khách hàng thực sự mong muốn thông qua lắng nghe tích cực. Hãy tập trung suy nghĩ về nhu cầu, vấn đề (painpoint) mà họ đang gặp phải để đưa ra những giải pháp phù hợp, từ đó tăng khả năng đàm phán thành công.  
• Thể hiện sự trân trọng, biết ơn với người đối diện thay vì tập trung vào lợi ích. Điều này có thể khiến khách hàng/đối tác của bạn cảm thấy thoải mái, tin tưởng, từ đó xây dựng nền tảng vững chắc cho mối quan hệ hợp tác lâu dài 
• Tạo điều kiện để có thêm nhiều cuộc thương lượng khác để tăng khả năng hợp tác thành công.  

Thành thạo kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh là kỹ năng đòi hỏi nhiều sự chủ động, tập trung và rèn luyện thường xuyên. Để làm được điều này, bạn có thể bắt đầu bằng việc học kiến thức bài bản về giao tiếp và bước đầu hiểu những đặc điểm của giao tiếp trong kinh doanh.  

Tham khảo ngay khóa học “Kỹ năng giao tiếp ứng xử” của Ngân hàng khóa học Skillhub. Với nội dung hữu ích được thiết kế bởi chuyên gia, lồng ghép cùng nhiều tình huống thực tế trong môi trường kinh doanh, bạn và nhân sự của mình không chỉ được trang bị lý thuyết mà còn tự tin áp dụng trong công việc.   

Xem thêm: Cách ứng xử với đồng nghiệp nơi công sở để cải thiện mối quan hệ   

Kết 

Hi vọng thông tin hữu ích về các hình thức giao tiếp trong kinh doanh cùng với 4 bí quyết nêu trên sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu quan trọng trên hành trình chinh phục kỹ năng giao tiếp.  

Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES- Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay với SkillHub để được tư vấn chi tiết và giải đáp những thắc mắc kịp thời về các khóa học kỹ năng mềm tại đây nhé!