Trong kỷ nguyên dữ liệu lớn (Big Data), việc ra quyết định dựa trên trực giác đã không còn đủ. Các doanh nghiệp hiện đại cần công cụ mạnh mẽ để khai thác kho dữ liệu khổng lồ. BI Tool là gì, và tại sao nó lại trở thành "bộ não" không thể thiếu, giúp nhà quản lý biến thông tin thô thành những hành động kinh doanh sáng suốt?

Xem thêm: Power BI là gì? Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động L&D bằng công cụ Power BI

BI tool là gì?

BI tool (Business Intelligence tool) là một thuật ngữ tổng quát để mô tả bất kỳ công cụ nào được sử dụng trong lĩnh vực Business Intelligence. Đây là các phần mềm hoặc ứng dụng như Power BI, Tableau, QlikView, IBM Cognos,… được thiết kế để thu thập, xử lý, phân tích và trực quan hóa dữ liệu để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động của mình và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. 

BI tools là các phần mềm hoặc ứng dụng được thiết kế để thu thập, xử lý, phân tích và trực quan hóa dữ liệu.

Power BI, viết tắt của Power Business Intelligence, là một trong những BI tool hàng đầu nhằm mục đích cung cấp thông tin trực quan và dễ hiểu. Khả năng kết nối và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau là điểm mạnh của Power BI, từ đó tạo ra một mô hình dữ liệu thống nhất. 

Các tính năng vượt trội của Power BI

Một trong những tính năng quan trọng của Power BI là khả năng chia sẻ dữ liệu và báo cáo với các thành viên khác trong tổ chức. Trong lĩnh vực đào tạo doanh nghiệp, Power BI cung cấp khả năng phân tích dữ liệu liên quan đến học viên, kết quả học tập và nhiều khía cạnh khác của quá trình đào tạo. Bên cạnh đó công cụ này còn có thể xử lý dữ liệu số lượng lớn, chuyên môn cao với nhiều tính năng vượt trội như:

Xử lý dữ liệu lớn hơn so với Excel

Excel 2003 giới hạn dữ liệu khoảng 65.000 dòng (file đuôi XLS)/sheet, còn  phiên bản Excel 2007 trở lên giới hạn khoảng 1 triệu dòng (file đuôi XLS)/sheet.

Power BI có thể xử lý dữ liệu lớn hơn so với Excel

Hiện nay, nhu cầu lưu trữ và xử lý các dữ liệu tại các doanh nghiệp, tổ chức ngày càng lớn nên giới hạn dữ liệu của Excel đang tạo ra những khó khăn như treo máy, bị xử lý chậm hoặc không thể xử lý, từ đó yêu cầu phải có một giải pháp thay thế hiệu quả và khả quan hơn. Đó là lý do cho sự ra đời của Power BI với tối đa 8-10 triệu/dòng để thích ứng với kỷ nguyên dữ liệu.

Phân tích dữ liệu bằng DAX Power BI

Power BI DAX hay Biểu thức Phân tích Dữ liệu, cung cấp một bộ hàm phong phú giúp phân tích và xử lý dữ liệu từ những công thức đơn giản đến phức tạp. DAX không chỉ hỗ trợ phân tích đa chiều mà còn cho phép kết nối và tương tác giữa các trường dữ liệu từ nhiều bảng, giúp tạo ra các biểu đồ trực quan và phù hợp với nhu cầu của dữ liệu.

Phân tích dữ liệu bằng DAX Power BI cung cấp một bộ hàm phong phú giúp phân tích và xử lý dữ liệu từ những công thức đơn giản đến phức tạp.

Nhờ sự hỗ trợ của DAX, các bài toán phức tạp được giải quyết nhanh chóng, đồng thời các biểu đồ trực quan trở nên linh hoạt hơn. Bạn có thể dễ dàng áp dụng các tính năng như Drill Through (lọc dữ liệu chi tiết), Drill Down (tùy chỉnh sâu trong biểu đồ), và Bookmarks để tạo ra những báo cáo tương tác, mạnh mẽ, đáp ứng tốt các yêu cầu phân tích của doanh nghiệp.

Workflow tự động

Thông thường, việc tạo báo cáo trong Excel sẽ tuân theo một quy trình gồm nhiều bước: thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, xử lý dữ liệu để phù hợp với cấu trúc báo cáo (thực hiện thủ công, sử dụng công thức, copy/paste, hoặc lập trình VBA), và cuối cùng là tạo biểu đồ bằng công cụ Chart của Excel. Tuy nhiên, quy trình này dễ gặp nhiều bất tiện, đặc biệt khi có sự thay đổi hay cập nhật dữ liệu, đòi hỏi phải thao tác lại từ đầu.

Workflow tự động trên Power BI

Với Power BI, quá trình này trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Người dùng chỉ cần nhập dữ liệu mới và nhấn “Refresh”, tất cả các báo cáo và biểu đồ sẽ tự động cập nhật theo thông tin mới mà không cần phải thực hiện thêm bất kỳ thao tác phức tạp nào.

Khả năng chia sẻ và tích hợp thông qua ứng dụng web và di động

Với tính năng “Publish to web”, người dùng Power BI có thể dễ dàng chia sẻ báo cáo trực tuyến qua nền tảng web. Điều này giúp loại bỏ việc phải cài đặt ứng dụng trực tiếp trên thiết bị, thay vào đó, việc truy cập và cập nhật báo cáo có thể được thực hiện thuận tiện thông qua trình duyệt web bất kỳ.

Tích hợp sâu rộng với nhiều ứng dụng khác của doanh nghiệp 

Power BI ra đời đã trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động của doanh nghiệp vì khả năng tích hợp chuyên sâu với các sản phẩm của Microsoft như SharePoint, Office 365, Dynamic CRM hoặc nhiều ứng dụng khác như Spark, Google Analytics, MailChimp. Nhờ vậy mà doanh nghiệp dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn một cách liền mạch.

Tính năng trực quan hóa dữ liệu

Khi doanh nghiệp cần xử lý khối lượng lớn dữ liệu, việc tạo ra các biểu đồ trực quan thường mất nhiều thời gian và công sức. Power BI, dựa trên nền tảng D3.js, hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu thành các biểu đồ đa dạng, dễ hiểu, mang tính khoa học và thu hút người xem. Đặc biệt, tính năng Custom Visuals còn cho phép người dùng tự tạo các biểu đồ tùy chỉnh, đáp ứng chính xác nhu cầu và mục đích phân tích của riêng mình.

Các xu hướng Power BI - BI tool là gì trong năm 2025

Power Bl sẽ tiếp tục đóng một vai trò quan trọng trong ngành phân tích dữ liệu và chiếm lĩnh thị phần của thị trường phần mềm nghiệp vụ thông minh. Vì vậy nếu biết cách nắm bắt xu hướng và sử dụng một cách hiệu quả chắc chắn sẽ giúp ích rất lớn cho doanh nghiệp. 

Mobile Power BI

Đại dịch Covid-19 đã đẩy nhanh quá trình làm việc di động và linh hoạt tại các công ty và doanh nghiệp. Điều này đã thúc đẩy nhu cầu của nhân viên về khả năng làm việc và đào tạo từ xa, bất kỳ nơi đâu và bất cứ lúc nào. Mobile Power BI, trong bối cảnh này, đã đóng góp một vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi, giúp việc phân tích và xử lý dữ liệu diễn ra mạnh mẽ và hiệu quả. 

Mobile Power BI giúp việc phân tích và xử lý dữ liệu diễn ra mạnh mẽ và hiệu quả. 

Một trong những ưu điểm quan trọng của Power BI là khả năng tiếp cận phạm vi rộng lớn và truy cập dữ liệu nhanh chóng. Đặc biệt, các phần mềm kinh doanh trở nên thân thiện với thiết bị di động hơn khi xu hướng sử dụng điện thoại di động ngày càng tăng cao. Theo thống kê từ Internet, có tới 56% kết quả tìm kiếm trên Google được thực hiện từ thiết bị di động. Vì vậy, trong năm 2024, Mobile Power BI không chỉ là một xu hướng mà còn là một điểm sáng quan trọng cho các tổ chức và doanh nghiệp quan tâm và muốn áp dụng. 

Doanh nghiệp nhỏ và Power BI 

Trong những năm trước, nghiệp vụ thông minh không được ứng dụng rộng rãi với các doanh nghiệp nhỏ, chủ yếu do yêu cầu về chi phí và trình độ kỹ thuật của nhân sự. Tuy nhiên, với giao diện thân thiện cho người dùng và mô hình giá cả linh hoạt, Power BI đã đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ trong việc sử dụng và tận dụng khả năng phân tích dữ liệu chuyên sâu. 

Tiềm năng của Power BI được dự đoán sẽ ngày càng được mở rộng và cơ hội phát triển cho mọi quy mô doanh nghiệp sẽ ngày càng được củng cố. Dữ liệu thống kê chỉ ra rằng hơn 46% doanh nghiệp nhỏ đã bắt đầu sử dụng các tính năng mạng ảo của Power BI. Đây là một bằng chứng cho sự thích ứng tích cực của Power BI trong môi trường doanh nghiệp nhỏ. 

Ngoài ra, theo dự đoán, trong tương lai, ngày càng nhiều doanh nghiệp nhỏ sẽ tích hợp phần mềm nghiệp vụ thông minh như một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của họ (Anthony, 2022). Điều này không chỉ giúp họ cạnh tranh mạnh mẽ hơn mà còn tận dụng được sức mạnh của dữ liệu để đưa ra những quyết định chiến lược và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh. 

Kết hợp AI với Power BI

AI đóng vai trò là công cụ quan trọng, vừa là cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp trong nhiều năm tới. Với Power BI, AI có thể được sử dụng để tự động hóa phân tích dữ liệu hoạt động đào tạo của doanh nghiệp thông qua dữ liệu được cập nhật trên hệ thống. Bên cạnh đó, AI được tích hợp trong ứng dụng có thể được dùng để phân tích các khả năng có thể xảy ra, từ đó các nhà quản lý có thể hoạch định chiến lược dựa trên dự đoán từ AI.  

Trong một cuộc khảo sát với 1.000 giám đốc điều hành công nghệ của PWC, 37% doanh nghiệp đã áp dụng rộng rãi các công nghệ AI. Trường Công giáo NSW, Úc đã sử dụng Power BI để hợp lý hóa và tập trung dữ liệu có nguồn gốc từ nhiều hệ thống để đánh giá hiệu quả đào tạo cho sinh viên. Họ đang sử dụng dữ liệu này để cải thiện kết quả của học sinh và quản lý nghĩa vụ báo cáo. Cách làm việc mới với AI và xu hướng của Power PI giúp tiết kiệm hàng trăm giờ thay vì tự động hóa các quy trình thủ công trước đây.  

Mở rộng quy mô doanh nghiệp 

Xu hướng mở rộng quy mô doanh nghiệp với Power BI sẽ tiếp tục vào năm 2024. Đây không chỉ là sự phản ánh tiềm năng to lớn của Power BI mà còn phản ánh sự phát triển của công nghệ. Như đã đề cập, sự thành công của Power BI và các phần mềm nghiệp vụ thông minh khác có thể sẽ thu hút các doanh nghiệp đầu tư nhiều hơn để mở rộng quy mô của mình.  

Trong 5 – 10 năm tới, xu hướng của Power BI có thể là tiêu chuẩn ngành để tích hợp các khả năng vào các hệ thống hiện có, chẳng hạn như LMS của công ty. Những gã khổng lồ công nghệ có thể sẽ đi đầu trong việc tiếp tục cuộc cách mạng dữ liệu vì họ nằm trong số ít các tổ chức khả năng tài chính dồi dào và nguồn nhân lực chất lượng cao. 

Xem thêm: Hệ thống LMS là gì? Mọi thứ doanh nghiệp cần biết về phần mềm quản lý đào tạo trực tuyến

Doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm Power BI không?

Khi các doanh nghiệp và tổ chức mở rộng quy mô, số lượng nhân viên và khách hàng tăng lên, kéo theo khối lượng dữ liệu cần xử lý cũng ngày càng lớn. Việc tiếp tục sử dụng Excel (giống các công ty nhỏ) sẽ khiến việc xử lý dữ liệu trở nên chậm chạp và khó đảm bảo tính hiệu quả. Không chỉ dữ liệu tăng lên, mà số lượng báo cáo từ các phòng ban cũng gia tăng, dễ dẫn đến tình trạng quá tải. Thậm chí, nhiều tổ chức phải thành lập hẳn một phòng ban chuyên thu thập dữ liệu và lập báo cáo, gây lãng phí thời gian và công sức trong việc cập nhật những thay đổi liên tục.

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm Power BI nếu muốn phân tích dữ liệu chuyên sâu, trực quan hóa thông tin hiệu quả và tự động hóa báo cáo.

Power BI ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp các doanh nghiệp vượt qua thách thức này. Với Power BI, quá trình thu thập dữ liệu, tạo báo cáo và dashboard trở nên nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả trong việc xử lý dữ liệu của tổ chức.

Kết luận 

Tóm lại, BI Tool không chỉ đơn thuần là một phần mềm, mà là một hệ thống giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp chuyển đổi dữ liệu thô thành các trực quan hóa (visualization) và báo cáo có ý nghĩa. Việc ứng dụng BI Tool một cách chiến lược giúp tối ưu hóa quy trình, phát hiện xu hướng, và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, chính xác, từ đó nâng cao đáng kể lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Để tận dụng tối đa sức mạnh của dữ liệu trong lĩnh vực đào tạo và nhân sự, OES cung cấp Hệ thống Quản lý Học tập (LMS) tiên tiến với tính năng Learning Analytics mạnh mẽ. Giải pháp của OES giúp bạn thu thập, phân tích dữ liệu học tập, và tạo báo cáo trực quan, hỗ trợ quyết định đào tạo dựa trên hiệu suất. Liên hệ với OES ngay hôm nay để đưa ra các quyết định phát triển nhân sự dựa trên dữ liệu.