Quy tắc 80/20 hay được biết đến là quy tắc Pareto. Đây được xem là một trong những nguyên tắc giúp mỗi cá nhân có thể quản lý thời gian và làm tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp. Vậy quy tắc 80/20 được áp dụng như thế nào? Hãy cùng OES tìm hiểu chi tiết ngay tại bài viết dưới đây.

Xem thêm: Kỹ năng Excel văn phòng – Bí kíp tối ưu công việc cho dân công sở 

Quy tắc Pareto 80/20 là gì?

Nguyên lý Pareto hay quy luật 80/20 nói rằng trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp Joseph M. Juran đề xuất quy luật này và đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto người đã quan sát 80% đất ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số.

Lợi ích khi áp dụng quy tắc Pareto

Quy tắc Pareto, còn được gọi là nguyên tắc 80/20, có thể mang lại nhiều lợi ích khi được áp dụng trong các lĩnh vực khác nhau. Dưới đây là một số lợi ích chính khi áp dụng quy tắc Pareto: 

• Tăng năng suất: Quy tắc Pareto cho thấy rằng khoảng 80% kết quả đạt được đến từ 20% công sức hoặc nhân lực. Do đó, bằng cách tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất và hiệu quả nhất, chúng ta có thể tăng năng suất làm việc và đạt được nhiều kết quả hơn trong thời gian ngắn. 
• Tối ưu hóa tài nguyên: Quy tắc Pareto giúp chúng ta xác định những yếu tố quan trọng nhất để tập trung tài nguyên và nỗ lực vào. Thay vì phân tán tài nguyên và năng lực vào mọi khía cạnh, chúng ta có thể tập trung vào những vấn đề có ảnh hưởng lớn nhất và tối ưu hóa sử dụng tài nguyên có sẵn. 
• Giảm thời gian và công sức không cần thiết: Áp dụng quy tắc Pareto giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu những hoạt động không cần thiết, không hiệu quả và không mang lại giá trị cao. Chúng ta có thể dành thời gian và công sức vào những công việc quan trọng hơn và tạo ra sự tập trung và hiệu quả trong công việc. 
• Nâng cao chất lượng: Bằng cách tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất, quy tắc Pareto giúp chúng ta cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Chúng ta có thể tìm hiểu và hiểu rõ hơn về những yếu tố gây ra sự bất mãn của khách hàng và tập trung vào việc giải quyết những vấn đề quan trọng nhất đối với họ. 

Xem thêm: Đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên hiệu quả với video tương tác 

Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian

Xác định các đối tượng ưu tiên hàng đầu 

Theo như nguyên tắc Pareto thì 20% số việc bạn làm sẽ giúp bạn đạt được 80% kết quả mà bạn mong muốn. Chính vì thế, việc đầu tiên phải làm đó chính là xác định đối tượng ưu tiên. Cá nhân có thể áp dụng 3 câu hỏi Havard để tìm ra hiệu quả các đối tượng ưu tiên hay hỗ trợ cho công cụ ma trận Eisenhower. Ba câu hỏi gồm: 

– Nhiệm vụ này quan trọng với tôi hay với công ty như thế nào? Chuyện gì sẽ xảy ra khi tôi bỏ hẳn nó? 

– Tôi có phải người duy nhất có thể làm được việc này không? Có người nào khác trong hoặc ngoài công ty làm được việc này không? 

– Làm thế nào đạt được cùng một kết quả nhưng với tốc độ nhanh hơn? Làm thế nào hoàn thành công việc nếu tôi chỉ có một nửa thời gian?  

Bằng cách này có thể rút ngắn đáng kể thời gian làm việc và tìm ra được những đối tượng công việc mà chúng ta nên tập trung vào. 

Lên lịch trình hiệu quả và khoa học 

Bước 1: Tạo lập các khối thời gian 

Đầu tiên, hãy chọn một khoảng thời gian cho mọi việc quan trọng với bạn; có thể gọi nó là “khối thời gian” hay “hộp thời gian”. Để làm được điều này đòi hỏi bạn phải xác định trước những gì bạn sẽ hoàn thành và chính xác khi nào bạn sẽ hoàn thành nó. Khi bạn đã có những điều đó trong đầu, hãy sắp xếp chúng vào lịch của bạn và sau đó bắt tay vào thực hiện những nhiệm vụ đó vào thời điểm thích hợp trong ngày.” 

Bước 2: Lựa chọn các việc ưu tiên  

Thay vì viết ra một danh sách lớn để làm và cố gắng hoàn thành tất cả, hãy xác định 1-3 nhiệm vụ hoàn toàn cần thiết và sau đó không ngừng tập trung vào những nhiệm vụ đó trong ngày. Điều đó không phải là bạn không bao giờ thực hiện quá ba nhiệm vụ trong một ngày, mà là bạn không làm gì khác cho đến khi bạn hoàn thành ba nhiệm vụ thiết yếu.” 

Bước 3: Không hủy bỏ nhiệm vụ 

Các bạn hãy cố gắng đừng hủy bỏ các nhiệm vụ; hãy sắp xếp lại lịch nếu cần. Ví dụ, bạn thường hẹn khách hàng gặp mặt lúc 11h trưa, nhưng hôm đó bạn phải đi có việc, bạn có thể hẹn họ sớm hơn vào ngày trước đó hoặc một tiếng trước đó, hoặc để buổi hẹn bù vào ngày hôm sau.” 

Bước 4: Thực hiện 

Khi đã có những công việc được cố định được định hình sẵn trong lịch, bạn hãy làm theo chúng một cách kỉ luật và không thay đổi, trì hoãn nếu không thấy cần thiết. Bạn có thể coi việc thực hiện những công việc này như đi gặp bác sĩ của riêng mình vậy. Vì khi đó tâm lý bạn sẽ cảm thấy không thể chậm trễ để thực hiện chúng.” 

Ngoài ra, để việc lập lịch trình công việc thêm thú vị, bạn hãy đặt chủ đề hay đặt tên cho từng ngày hoặc từng tuần tùy theo mức độ công việc và sự sáng tạo của bạn. 

Ví dụ, bạn có thể đặt tên ngày theo 3 chủ đề:  

– Ngày tập trung: ngày mà bạn tập trung vào các việc quan trọng nhất, điển hình như các hoạt động tạo doanh thu. Đó cũng là những ngày lý tưởng để bạn thể hiện tốt nhất những khả năng đặc biệt của mình. Chẳng những ngày đó, có thể là thứ hai, thứ ba, thứ tư, thứ năm hàng tuần.  

– Ngày điều tiết: Đây là những ngày để bạn chủ yếu trả lời thư từ, e-mail, các cuộc điện thoại, tổ chức các cuộc họp nội bộ, các công việc giấy tờ. Đó có thể là ngày thứ 6 mỗi tuần của bạn.  

– Ngày rảnh rỗi: Đây là những ngày không có bất kỳ loại công việc nào. Bạn hoàn toàn được nghi ngơi. Đó có thể là những ngày cuối tuần và các ngày nghỉ lễ.” 

Thiết lập sự cân bằng giữa đãi ngộ và hình phạt

Để đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành tất cả nghiệm vụ mình đã đưa ra, hãy thiết lập cho chính mình một chế độ khen thưởng nghiêm khắc. Để làm được điều này, trước tiên, hãy đánh giá chế độ đãi ngộ, hình phạt tùy vào từng nhiệm vụ, sau đó xác định những nỗ lực, hành động cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. 

Bên cạnh đó, mức hình phạt dành cho các công việc không được hoàn thành đúng thời hạn cũng phải được thực hiện một cách nghiêm túc. Chẳng hạn, mức phạt cho việc nộp báo cáo muộn sẽ là 100,000 đồng đút vào lợn và không được sử dụng số tiền đó đến cuối năm.” 

“Những nỗ lực, hành động của mỗi người không nhất thiết tự đặt ra là phải làm một cách xuất sắc để hoàn thành mọi nhiệm vụ thật hoàn hảo vì trong nhiều trường hợp nó không thực tế và không hiệu quả. Tùy từng công việc, bạn chỉ nên đặt làm sao cho những hành động của mình phù hợp với khả năng của mình và hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất có thể trong khả năng đó.  

Ví dụ, bạn có nhiệm vụ tiếp cận được nhiều khách hàng, bạn nhìn sang một số đồng nghiệp thấy họ kiếm được 5 khách hàng một ngày. Dù bạn muốn được như họ, nhưng bạn nhận ra khả năng của bạn chỉ cho phép bạn kiếm được 3 khách hàng. Do đó, bạn nên chỉ đặt ra tiếp cận 3 khách hàng mỗi ngày, và làm sao để thu được tối đa thông tin từ 3 khách hàng đó.”

Khi nào không nên áp dụng quy tắc Pareto 80 20

Mặc dù quy tắc Pareto (80/20) có thể mang lại nhiều lợi ích, nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp để áp dụng. Dưới đây là một số trường hợp khi không nên áp dụng quy tắc Pareto: 

• Khi cần đảm bảo sự công bằng: Quy tắc Pareto tập trung vào việc tối ưu hóa và tập trung vào một phần nhỏ quan trọng nhất. Trong một số tình huống, đặc biệt là trong lĩnh vực xã hội, việc tập trung vào một số ít người hoặc lợi ích có thể gây ra sự mất cân đối và không công bằng đối với những người khác. Trong những trường hợp như vậy, cần xem xét và đảm bảo sự công bằng và cân nhắc đến tất cả các bên liên quan. 
• Khi yếu tố phụ thuộc vào sự cân nhắc tỉ mỉ: Đôi khi, việc áp dụng quy tắc Pareto có thể bỏ qua những yếu tố nhỏ nhưng quan trọng trong quyết định hoặc kết quả cuối cùng. Trong những trường hợp đòi hỏi sự cân nhắc tỉ mỉ và đánh giá toàn diện, việc tập trung chỉ vào 20% yếu tố quan trọng nhất có thể bỏ qua những chi tiết quan trọng khác. 
• Khi mục tiêu là đồng nhất hoá hoặc đa dạng hóa: Trong một số trường hợp, mục tiêu chính của một hệ thống, tổ chức hoặc quá trình có thể là đồng nhất hoá hoặc đa dạng hóa. Trong những tình huống như vậy, việc tập trung vào 20% yếu tố quan trọng nhất có thể không phù hợp và cần xem xét đến sự đa dạng và phân tán. 

• Khi không có dữ liệu đầy đủ hoặc chính xác: Quy tắc Pareto dựa trên nguyên tắc 80/20, vì vậy yêu cầu có dữ liệu đầy đủ và chính xác để xác định 80% và 20% tương ứng. Nếu không có dữ liệu đủ hoặc không chính xác, việc áp dụng quy tắc này có thể dẫn đến kết quả sai lệch hoặc thiếu. 

Xem thêm: Lựa chọn đơn vị thiết kế bài giảng e-Learning – 3 yếu tố quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ

Kết 

Nguyên tắc 80/20 thực sự là chìa khóa quan trọng để kiểm soát thời gian. Nếu chúng ta có thể tận dụng những nguồn lực mạnh mẽ và hiệu quả chỉ chiếm một phần nhỏ, cả bên trong và xung quanh mình, thì nỗ lực và công sức của chúng ta có thể trở nên như một lực đòn bẩy, gia tăng hiệu quả lên thành những con số đáng kể.  

Liên hệ với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo trực tuyến để được tư vấn về triển khai đào tạo kỹ năng mềm trực tuyến hiệu quả!