Email là một phương tiện giao tiếp quan trọng trong môi trường công việc, và kỹ năng viết email có thể ảnh hưởng lớn đến ấn tượng với đồng nghiệp và đối tác. Một email được soạn thảo một cách chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự tôn trọng và chuyên môn mà còn giúp truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và hiệu quả. Tuy nhiên, liệu bạn có tự tin nắm chắc cách soạn email chuyên nghiệp?
Xem thêm: Cách gửi email lịch sự đem lại ấn tượng tốt nhất
Những câu hỏi cần trả lời trước khi soạn email
Đối tượng nhận email là ai?
Trước khi soạn email, đây là câu hỏi đầu tiên mà bạn cần trả lời. Việc xác định rõ đối tượng nhận email giúp bạn lựa chọn ngôn ngữ phù hợp và tùy chỉnh nội dung sao cho phù hợp với tính cách và vai trò của người đó.
Ví dụ, viết email cho cấp trên có thể sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và tập trung vào những thông tin quan trọng mà cấp trên quan tâm. Trong khi đó, viết email cho đồng nghiệp có thể sử dụng ngôn ngữ gần gũi hơn, nhưng vẫn cần tránh sử dụng ngôn ngữ không chuyên nghiệp.
Mục đích viết email là gì?
Mục đích viết email có thể rất đa dạng, từ việc thông báo, hỏi thăm, yêu cầu, trình bày ý kiến, đề xuất, đến chia sẻ thông tin hay gửi lời cảm ơn. Việc xác định rõ mục đích viết email giúp bạn tránh viết những email mơ hồ và không rõ ràng, từ đó gây nhầm lẫn và mất hiệu quả trong giao tiếp. Đồng thời, điều này cũng giúp bạn tập trung vào nội dung quan trọng và đảm bảo email được viết một cách chuyên nghiệp, lịch sự và hiệu quả, từ đó tạo dựng uy tín và đáng tin cậy trong công việc hàng ngày.
Ví dụ, nếu mục đích là yêu cầu hoặc trình bày ý kiến, bạn cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự và thân thiện. Trong khi đó, nếu mục đích là thông báo, ngôn ngữ phải rõ ràng và chính xác để tránh gây hiểu lầm.
Email trong thời điểm này có thích hợp hay không?
Việc xác định tính thích hợp của email đảm bảo rằng bạn gửi thông điệp vào thời gian phù hợp và đáp ứng được yêu cầu công việc một cách hiệu quả. Để đánh giá tính thích hợp của email về thời điểm, bạn cần xem xét một số yếu tố sau:
- Thời gian gửi: Xác định thời gian gửi email có phù hợp với lịch trình làm việc của người nhận hay không. Tránh gửi email vào ngoài giờ làm việc, cuối tuần hoặc ngày lễ khi người nhận có thể không có thời gian và tâm trí để đọc và trả lời.
- Độ ưu tiên: Nếu email chứa thông tin quan trọng hoặc yêu cầu phản hồi gấp, hãy gửi trong thời gian hợp lý để đảm bảo công việc được tiến hành một cách trơn tru và không bị trì hoãn.
- Sự linh hoạt: Trong một số trường hợp, việc gửi email ngay lập tức có thể là lựa chọn tốt, nhưng đôi khi việc chờ một khoảng thời gian nhất định hoặc hỏi ý kiến từ người khác có thể mang lại hiệu quả tốt hơn.
3 điều cần lưu ý về cách soạn email chuyên nghiệp nhất
Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email – Cách soạn email chuyên nghiệp
Khi soạn email, việc tập trung hoàn thành nội dung và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập địa chỉ người nhận giúp tránh những sai sót không đáng có và tăng tính chuyên nghiệp của email.
Lý do quan trọng khi chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email là tránh gửi nhầm thông điệp hoặc gửi email không hoàn chỉnh. Nếu nhập địa chỉ từ trước, bạn có thể vô tình gửi email chưa hoàn chỉnh hoặc chưa đủ thông tin cần thiết, gây hiểu nhầm hoặc bỏ sót những điều quan trọng.
Cài đặt thời gian hoàn tác email – cách soạn email chuyên nghiệp
Lợi ích của việc cài đặt thời gian hoàn tác email là bạn có cơ hội để phát hiện và sửa chữa các lỗi hoặc thiếu sót trong nội dung email trước khi gửi đi. Điều này giúp bạn tránh việc gửi email với các lỗi ngữ pháp, chính tả, hay thông tin không chính xác. Đặc biệt đối với những email quan trọng, như email cần gửi cho đối tác kinh doanh, sếp, hoặc khách hàng, việc cài đặt thời gian hoàn tác email đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin mà bạn truyền đạt.
Quản lý hộp thư đến gọn gàng bằng các thẻ
Đối với dân công sở, hộp thư đến thường nhận được nhiều email hàng ngày, và việc quản lý chúng một cách hiệu quả là rất quan trọng để tránh bị áp lực và bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Các thẻ (còn gọi là “labels” hoặc “folders”) là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tổ chức và phân loại các email trong hộp thư đến. Bằng cách tạo các thẻ có tên cho các danh mục hoặc chủ đề khác nhau, bạn có thể dễ dàng di chuyển các email vào các thẻ tương ứng để nhóm chúng lại với nhau. Ví dụ, bạn có thể tạo thẻ “Công việc,” “Dự án A,” “Thông báo,” “Quan trọng,”,…
Khi nhận email mới, hãy xem xét và đánh giá nội dung của nó và sau đó di chuyển email đó vào thẻ phù hợp. Điều này giúp bạn có thể dễ dàng tìm thấy các email liên quan khi cần thiết, và tránh tình trạng mất và nhầm lẫn trong hộp thư đến.
Xem thêm: Cách viết email chuyên nghiệp với 8 yếu tố nhất định không được bỏ qua
Kết
Bằng cách thực hành và rèn luyện từng ngày, chắc chắn bạn sẽ trở nên thành thạo cách soạn email chuyên nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong môi trường công sở.
OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam sở hữu một Ngân hàng khóa học khổng lồ được đặt trên nền tảng SkillHub với rất nhiều các khóa học kỹ năng mềm công sở dành cho mọi đối tượng, đặc biệt là nhân viên và quản lý công sở. Với những nội dung đa dạng, ai cũng có thể tìm được khóa học phù hợp. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp các khóa học số hóa được thiết kế tùy chỉnh tùy theo nhu cầu riêng của mỗi doanh nghiệp với các kiến thức cần thiết.
