Nhắc đến các phương pháp hỗ trợ lập kế hoạch và tổ chức công việc, 5W1H2C5M được nhiều nhà quản lý coi như “xương sống”, giúp họ có được góc nhìn tổng quan về các vấn đề, tối ưu nguồn lực hiện có để định hình và thiết lập mục tiêu hiệu quả. Hãy cùng OES tìm hiểu chi tiết 7 bước thiết lập mục tiêu với phương pháp 5W1H2C5M qua bài viết sau đây!   

Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả nhất

Phương pháp 5W1H2C5M là gì?

5W1H2C5M là phương pháp lên kế hoạch được sử dụng trong việc quản lý dự án và thiết lập mục tiêu trong đội nhóm. Mô hình này bao gồm 15 câu hỏi, được sắp xếp theo trình tự: 

• 5W1H (Why, What, Where, When, Who, How): Giúp người lập kế hoạch khai thác thông tin và xác định các khía cạnh của mục tiêu một cách toàn diện.  
• 2C (Control, Check): Tập trung vào các phương pháp kiểm tra, công cụ đo lường và quản trị rủi ro.  
• 5M (Man, Money, Material, Machine, Method): Tập trung làm rõ các yếu tố nguồn lực hiện có.  

7 bước thiết lập mục tiêu triển khai kế hoạch hiệu quả với phương pháp 5W1H2C5M

Xác định mục đích công việc (Why)  

Xác định mục đích công việc là bước đầu tiên, quan trọng trong 7 bước thiết lập mục tiêu.  Câu hỏi “Why” cho phép bạn nhận định kĩ càng về lý do tại sao công việc này lại quan đối với cá nhân, tổ chức hoặc dự án. Điều này cũng giúp bạn có góc nhìn tổng quan về kết quả cuối cùng mà công việc hướng đến, từ đó đảm bảo rằng mục tiêu khả thi và có ý nghĩa.  

Xác định nội dung công việc (What) 

Câu hỏi “What” sẽ giúp bạn định hình rõ ràng hơn về nội dung công việc, hay cụ thể hơn: “Công việc tôi cần làm là gì?” Với câu hỏi này, bạn cần liệt kê chi tiết về các hạng mục công việc cần thực hiện. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng các hạng mục nên được sắp xếp khoa học để đảm bảo mọi đầu việc được hoàn thành theo trình tự.  

Xác định địa điểm, thời gian, người thực hiện (Where, When, Who) 

Ba câu hỏi về địa điểm, thời gian và người thực hiện sẽ giúp bạn cụ thể hóa “bức tranh” kế hoạch tổng quan. Để trả lời câu hỏi “Where”, bạn cần xác định địa điểm thực hiện mục tiêu -điều cần thiết với các kế hoạch gắn liền với vị trí địa lý.  

Với câu hỏi “When”, bạn cần đưa ra thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc cho từng hạng mục công việc để thuận tiện trong quá trình theo dõi tiến độ.  

Cuối cùng là xác định rõ những người chịu trách nhiệm và các bên phối hợp thực hiện kế hoạch.  

Xác định cách thức thực hiện (How) –  Hoạt động quan trọng trong 7 bước thiết lập mục tiêu 

Với “How”, bạn cần tập trung trả lời câu hỏi: Chúng ta sẽ thực hiện kế hoạch như thế nào.  Mục này bao gồm các nội dung chính như:  

• Quy trình tổng quan như thế nào? 
• Các bước thực hiện là gì? 
• Công cụ cần sử dụng là gì? 
• Kỹ thuật, phương pháp nào cần được vận dụng để giải quyết mục tiêu?  

Trả lời những câu hỏi trên giúp bạn xác định rõ hơn về quy trình từng bước thực hiện mục tiêu, từ đó làm tiền đề để quá trình triển khai diễn ra đúng hướng.  

Xác định phương pháp kiểm soát (Control) – Hoạt động cần thiết trong 7 bước thiết lập mục tiêu 

Sau khi đã có được kế hoạch thực hiện chi tiết, câu hỏi đặt ra bây giờ là: Làm thế nào để kiểm soát quá trình thực hiện? Với câu hỏi này, người lập kế hoạch cần xác định rõ các công cụ dùng để quản lý thời gian, tài chính, nhân lực cùng hướng dẫn cụ thể. Điều này giúp đội nhóm có công cụ kiểm soát tiến độ, đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao.  

Xác định phương pháp kiểm tra (Check) 

Với từ khóa “Check”, câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào để đánh giá đúng kết quả công việc? Trên thực tế, có rất nhiều phương pháp để đánh giá hiệu quả công việc. Tuy nhiên, điều quan trọng là người lập kế hoạch cần đưa ra những tiêu chí chung, khung đánh giá năng lực, hệ thống đo lường cụ thể, ví dụ: 

• Có những công việc nào cần kiểm tra? Tần suất kiểm tra như thế nào? Ai sẽ là người tiến hành kiểm tra? 
• Tiêu chí đánh giá là gì? Như thế nào là đạt/chưa đạt? 
• Hình thức đánh giá là gì? Quy định khen thưởng/xử lý khi đạt/chưa đạt yêu cầu công việc là gì?  

Xác định nguồn lực thực hiện (Man, Money, Material, Machine và Method) 

Các nguồn lực thực hiện bao gồm 5 yếu tố chính: Con người, Tài chính, Vật liệu, Máy móc, Phương pháp. Cụ thể, bạn cần làm rõ những hạng mục sau: 

• Man – Nhân lực:  

Liệt kê các vai trò và người thực hiện mỗi nhiệm vụ. 

Xác định kỹ năng, đào tạo, và kinh nghiệm cần thiết cho từng vai trò. 

Ghi chú trách nhiệm và quyền lực của từng thành viên trong dự án. 

• Money – Tài chính  

Xác định nguồn tài chính được cung cấp cho dự án hoặc công việc. 

Liệt kê chi phí chi tiết, bao gồm cả chi phí dự kiến và chi phí phát sinh. 

Thiết lập các bước kiểm soát ngân sách và theo dõi chi phí theo thời gian. 

• Material – Vật liệu/Tài liệu  

Liệt kê các nguyên vật liệu/tài liệu cần thiết để hoàn thành công việc. 

Xác định nguồn cung cấp và quy trình kiểm soát chất lượng cho nguyên vật liệu/tài liệu.  

Đảm bảo nguyên vật liệu/tài liệu đầy đủ để không làm gián đoạn công việc. 

• Machine – Máy móc  

Đặc tả các công cụ và thiết bị cần thiết để thực hiện công việc. 

Đảm bảo thiết bị đã được bảo trì, sửa chữa, nâng cấp để phục vụ công việc. 

Đảm bảo rằng máy móc đáp ứng các yêu cầu về an toàn kỹ thuật.  

• Method – Phương pháp  

Mô tả phương pháp và quy trình làm việc. 

Xác định các tiêu chí đánh giá hiệu suất và chất lượng công việc. 

Đảm bảo rằng phương pháp được đồng thuận bởi đội nhóm.  

Xem thêm: 2 nguyên tắc lập kế hoạch giúp mọi nhân viên “vượt ải” áp lực công việc

Một số lưu ý khi thiết lập mục tiêu triển khai kế hoạch

Xác định thời gian thực hiện kế hoạch không phù hợp 

Việc đặt thời gian quá dài hay quá ngắn có thể dẫn đến việc giảm hiệu suất hoặc gây ra những áp lực, căng thẳng không đáng có. Vì vậy, bạn nên xác định thời hạn hợp lý dựa theo mức độ phức tạp của công việc. Đặc biệt với những nhiệm vụ kéo dài, bạn nên chia nhỏ các đầu việc để bản thân cũng như nhân sự có đủ thời gian, sức khỏe và tinh thần để thực hiện mục tiêu.  

Nên kết hợp giữa lịch trình làm việc và danh sách những việc cần làm trong ngày 

Để thực hiện một kế hoạch hiệu quả, việc kết hợp giữa lịch trình làm việc và danh sách công việc cần thực hiện trong ngày là việc làm cần thiết. Lịch trình cung cấp cái nhìn tổng quan về các hoạt động lớn và thời điểm quan trọng, trong khi danh sách công việc chi tiết hóa từng nhiệm vụ cụ thể. Sự kết hợp này đảm bảo bạn sẽ không bỏ sót công việc nào và tạo ra sự thống nhất, tổ chức khoa học trong quá trình thực hiện kế hoạch. 

Đảm bảo luôn tôn trọng và theo sát mục tiêu kế hoạch đã đề ra 

Yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của kế hoạch nằm ở thái độ quyết tâm theo đuổi mục tiêu đến cùng. Tôn trọng mục tiêu là cơ sở để xây dựng cam kết và cũng là nền tảng để đảm bảo tất cả thành viên cùng hướng về một mục đích chung. Sự quyết tâm cao, không trì hoãn và theo dõi sát sao giúp đảm bảo rằng mục tiêu không chỉ là bản kế hoạch trên giấy mà còn là một ví dụ thực tế, giúp định hướng cá nhân, tổ chức đạt được thành công. 

Xem thêm: Kỹ năng đặt mục tiêu và lập kế hoạch trong công việc 

Tuy nhiên, trên thực tế, không ít người gặp khó khăn ngay từ những bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch. Những vấn đề thường thấy như thiếu định hướng mục tiêu, không rõ các phương pháp cơ bản hoặc chưa có nhiều trải nghiệm thực tế trong việc xây dựng kế hoạch.  

Khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch” của Ngân hàng khóa học SkillHub sẽ giúp bạn giải quyết những “nỗi lo” trên. Cùng tìm hiểu ngay!  

Kết 

Trên đây là 7 bước thiết lập mục tiêu triển khai kế hoạch hiệu quả với phương pháp 5W1H2C5M. Hi vọng rằng những thông tin mà OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam cung cấp đã giúp bạn hiểu thêm về mô hình này, từ đó bổ sung thêm vào “kho tàng” năng lực làm việc những kỹ năng mềm hữu ích. 

Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay với SkillHub để được tư vấn chi tiết và giải đáp những thắc mắc kịp thời về các khóa học kỹ năng mềm tại đây nhé!