Trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0 đang xoay chuyển mọi lĩnh vực hoạt động, việc xây dựng hệ thống số hoá đã và đang ngày càng trở nên quan trọng hơn, giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất lao động, cạnh tranh và phát triển. Số hoá nội dung, hiểu đơn giản, là quá trình chuyển các dạng dữ liệu văn bản, hình ảnh, âm thanh…với nhiều định dạng khác nhau sang định dạng điện tử, có thể chạy và xử lí trên máy tính.

1. Tăng cao hiệu suất công việc

Người ta tính trung bình, trong doanh nghiệp, một người mất 12 phút để tìm một tài liệu bản cứng mà họ đang cần tìm. Với hệ thống số hoá được xử lí tốt, quy trình này có thể giảm thành một vài giây.

2. Khả năng tương tác với những hệ thống khác, phần mềm khác

Với nền kinh tế hiện đại, tính liên thông là vô cùng quan trọng. Các cơ sở dữ liệu, ứng dụng và hệ thống của một máy tính cần có khả năng liên thông với các cơ sở dữ liệu, ứng dụng và hệ thống của những máy tính khác. Ví dụ, trong ngành y tế, máy tính và phần mềm hệ thống phải có khả năng chia sẻ và trao đổi dữ liệu liên quan đến các phòng thí nghiệm, các phòng khám, hệ thống các hiệu thuốc, các bệnh viện… để quy trình làm việc của bác sĩ, y sĩ, cũng như dịch vụ của bệnh nhân diễn ra một cách chính xác và có hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.

3. Tiết kiệm chi phí

Công việc sắp xếp, lọc thông tin văn bản là một công việc tốn nhiều thời gian. Nhưng khi số hoá nội dung văn bản, các hệ thống phần mềm tự động lọc và sắp xếp các dữ liệu theo một trình tự nhất định, nhanh hơn và chính xác hơn, khiến cho tiến trình công việc được đẩy nhanh. Đồng thời, chi phí in ấn cũng được cắt giảm vì dữ liệu văn bản, hình ảnh đều được hệ thống hoá và đồng bộ hoá trên hệ thống liên kết các máy tính.

4. Khả năng phục hồi dữ liệu

Mọi tài liệu thông tin đều có khả năng biến mất, gây ra bởi thiên tai như hoả hoạn, sóng thần, động đất, hoặc do con người, và có thể mang hậu quả vô cùng nghiêm trọng đến doanh nghiệp của bạn.
Số hoá nội dung cho phép các repository (repo), hay các kho hỗ trợ chứa tất cả mã nguồn của các dữ liệu, chia sẻ trên đám mây và hệ thống quản lý dự liệu của cá nhân, giúp lưu trữ và phục hồi dữ liệu chỉ bằng một click chuột.

5. Tăng cường bảo mật

Mặc dù cũng có nhiều trường hợp ăn cắp dữ liệu xảy ra do thay đổi về nhân sự, người ngoài vào ăn cắp, hoặc nghiêm trọng hơn là những hacker, bảo mật dữ liệu đang ngày càng được nâng cao. Hiện nay, hầu hết tất cả các máy tính cá nhân, những tài khoản online đều được bảo vệ bởi mật khẩu bảo mật. Mạng Internet cũng hỗ trợ cài đạt cá nhân, giới hạn đối tượng được xem thông tin người sử dụng. Nên cạnh đó, các phần mềm diệt virus cũng giúp tăng cường bảo mật cho người dùng. Chúng giúp phát hiện và bảo vệ máy tính khỏi sự xâm nhập của những virus độc hại. Ngoài ra, hiện nay còn có rất nhiều những định dạng tăng cường bảo mật khác.

6. Công nghệ nhận dạng và trích xuất thông tin tự động IONE

IONE là giải pháp công nghệ thông minh sử dụng trí tuệ nhân tạo, hỗ trợ doanh nghiệp khai thác dữ liệu hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Công nghệ của IONE được kết hợp từ 4 công nghệ: công nghệ nhận dạng chữ OCR, công nghệ nhận dạng chữ viết tay ICR, công nghệ nhận dạng dấu tích OMR, và công nghệ nhận dạng cấu trúc logic ADRT. IONE hỗ trợ hiệu quả nhận dạng, trích xuất thông tin, giúp hệ thống tự động nâng cao độ chính xác, bóc tách tự động,…

Lời kết, các doanh nghiệp cần chú ý và ưu tiên xây dựng hệ thống số hoá nội dung một cách chắc chắn và hiệu quả, để không ngừng cạnh tranh và phát triển.

Bài viết liên quan: Triển khai Elearning trong thời đại công nghệ sô 4.0