5 kỹ năng phản hồi trong giao tiếp 
SELECT MENU

Cộng đồng E-learning

5 kỹ năng phản hồi trong giao tiếp 

Hiệu suất làm việc của nhân sự sẽ tăng 15% nếu quản lý đưa ra những lời nhận xét tích cực, mang tính xây dựng. Ngược lại, nếu đó là những lời phê bình, chỉ trích, hiệu quả công việc có thể giảm tới 19% (Theo Zenger & Folkman, 2023). Các con số biết nói trên đã chứng tỏ tầm quan trọng của kỹ năng phản hồi trong giao tiếp, nhất là với các nhà quản lý. Vậy làm thế nào để thành thạo các kỹ năng này và áp dụng thành công trong thực tế, hãy cùng tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây!  

Xem thêm: Kỹ năng phản hồi là gì? Tầm quan trọng của phản hồi tích cực nơi công sở

Lắng nghe chân thành – Yếu tố quan trọng của kỹ năng phản hồi trong giao tiếp

Lắng nghe chân thành thể hiện ở sự tập trung vào việc tìm hiểu, cảm thông với vấn đề của người đang nói. Kỹ năng lắng nghe đặc biệt quan trọng đối với những người quản lý, bởi nó thể hiện sự chuyên nghiệp và thái độ nghiêm túc trong công việc.  

Kỹ năng này giúp xây dựng mối quan hệ tốt, gia tăng sự tin tưởng và tạo điều kiện để người khác cởi mở chia sẻ những điều họ suy nghĩ. Lắng nghe chân thành cũng giúp quản lý thấu hiểu hơn về tâm tư, nguyện vọng của nhân sự, hạn chế những xung đột để từ đó đưa ra phản hồi thích hợp.  

Ví dụ: Khi nhân sự chia sẻ về vấn đề họ gặp phải, bạn đừng vội đưa ra nhận định hay ngắt lời mà hãy nghe đến cuối cùng. Thay vì chỉ tập trung vào câu chuyện, hãy quan sát cả ánh mắt, cử chỉ hành động của nhân viên. Cuối cùng bạn hãy bình tĩnh tóm tắt những điểm mấu chốt, thể hiện sự quan tâm và khéo léo trình bày quan điểm cá nhân. Như vậy sẽ giúp người nghe thấy thoải mái và dễ dàng đồng tình với phản hồi của bạn.  

Phản hồi mang tính xây dựng

Phản hồi mang tính xây dựng là cách bạn trả lời để khuyến khích, khích lệ, và hỗ trợ người khác, từ đó thể hiện ý kiến một cách tích cực thay vì chỉ trích và bắt lỗi.  

Rèn luyện kỹ năng này sẽ tạo nên môi trường tích cực trong giao tiếp, nâng cao tinh thần làm việc và thúc đẩy hiệu suất. Nhận được những góp ý chân thành từ quản lý cũng khiến nhân sự cảm thấy được ghi nhận, động viên, từ đó họ có thêm niềm tin và gắn kết với tổ chức.  

Ví dụ: Khi nhân sự đề xuất một ý tưởng mới, thay vì tập trung chỉ ra những khó khăn, quản lý có thể phản hồi bằng cách nói: “Ý tưởng này có tiềm năng lớn. Chúng ta có thể thực hiện thành công bằng cách xem xét cách triển khai và giải quyết những vấn đề như:….”  

Bằng cách này, bạn đưa ra sự động viên và khích lệ, giúp đồng nghiệp cảm thấy được ghi nhận và hỗ trợ nhiệt tình trong quá trình phát triển ý tưởng. Từ đó giúp thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, khả năng bày tỏ ý kiến và động lực làm việc của nhân sự.  

Sử dụng ngôn ngữ hình thể để đưa ra phản hồi trong giao tiếp hiệu quả hơn

Sử dụng ngôn ngữ hình thể là việc bạn thể hiện ý kiến và cảm xúc của mình bằng cách sử dụng cử chỉ, ánh mắt, giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt. Ngôn ngữ hình thể giúp truyền đạt thông điệp rõ ràng hơn, tạo sự kết nối mạnh mẽ trong giao tiếp. Bằng cách này, bạn sẽ thể hiện sự quan tâm và đồng cảm, làm cho người khác cảm thấy họ được lắng nghe và tôn trọng.  

Ví dụ: Khi lắng nghe nhân sự nói, hãy thể hiện sự đồng tình bằng cách gật đầu. Bạn cũng có thể thể hiện sự tập trung bằng cách không sử dụng điện thoại di động, ghi chép lại những ý chính; thả lỏng cơ thể và nhìn thẳng vào mắt người nói. Đây cũng là kỹ năng phản hồi trong giao tiếp quan trọng, giúp người nghe cảm thấy tự tin và cởi mở, dễ dàng hơn khi chia sẻ 

Xem thêm: Cách ứng xử với đồng nghiệp nơi công sở để cải thiện mối quan hệ  

Phân định rõ ràng khen ngợi và phê bình

Không phải bất kì người quản lý nào cũng có thể làm tốt kĩ năng này, bởi khi ở vị trí quản lý, góc nhìn của bạn sẽ khác so với dưới góc độ của nhân sự. Chính vì thế, bạn cần lưu ý điều quan trọng ở kỹ năng phản hồi trong giao tiếp là khả năng phân biệt rõ ràng khen ngợi với phê bình.  

Bạn có thể làm điều này thông qua việc bày tỏ quan điểm một cách rõ ràng, đi vào trọng tâm vấn đề để tránh lan man khiến nhân sự không hiểu rõ ý tưởng mà bạn nói. Quản lý cần đảm bảo rằng, khi bạn khen ngợi, nhân sự biết rõ họ làm tốt ở đâu. Ngược lại, khi phê bình, họ cũng sẽ hiểu rằng họ đang mắc lỗi, nguyên nhân là gì và làm thế nào để cải thiện điều này.  

Ví dụ: 

Khi khen ngợi, bạn hãy nhấn mạnh vào những ưu điểm để thể hiện sự ghi nhận. Bạn có thể nói: “Anh/chị rất ấn tượng với bản báo cáo em vừa trình bày. Em đã thu thập và phân tích dữ liệu một cách chính xác, giúp chúng ta rõ ràng hơn về tình hình hiện tại.” Điều này giúp nhân viên biết được công sức của họ đã được ghi nhận và họ đang làm đúng hướng. 

Tuy nhiên, khi phê bình, hãy thể hiện nó một cách tế nhị cùng với sự quan tâm. Bạn có thể nói thêm: “Anh/chị thấy rằng phần trình bày của bản báo cáo có chút khó hiểu. Em nên sắp xếp lại thông tin để rõ ràng hơn. Em tham khảo mẫu báo cáo chúng ta đã làm lần trước để học hỏi thêm nhé”. Với cách nói này, bạn không chỉ nêu ra vấn đề, mà còn đưa ra hướng giải quyết cụ thể, giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, không bị bỏ rơi.

Sử dụng nguyên tắc bánh kẹp 

Nguyên tắc phản hồi bánh kẹp là phương pháp góp ý bắt đầu bằng việc khen ngợi, sau đó đưa ra phản hồi và kết thúc bằng sự động viên và hỗ trợ. Nguyên tắc này giúp người nhận thông điệp đón nhận góp ý một cách tích cực, tạo điều kiện cho sự phát triển và tránh những hiểu lầm, tổn thương.  

Ví dụ: Khi muốn góp ý với nhân sự về cách họ làm việc với khách hàng, bạn có thể nói: “Anh/chị thực sự ấn tượng với cách làm việc của em với khách hàng khó tính. Tuy nhiên, anh/chị nghĩ em cần cải thiện khả năng sắp xếp công việc và lập báo cáo để đảm bảo đúng tiến độ. Anh/chị nhìn thấy sự cố gắng của em và tin rằng em sẽ làm tốt”.  

Qua đây, nhân sự không chỉ hiểu cách giải quyết vấn đề mà còn cảm thấy được ghi nhận, động viên chân thành. Từ đó giúp tạo niềm tin và động lực để họ cố gắng nhiều hơn.  

Trên đây là 5 kỹ năng phản hồi trong giao tiếp hiệu quả dành cho những nhà quản lý. Tuy nhiên làm thế nào để thành thạo 5 kỹ năng này và áp dụng trong cuộc sống, công việc là điều không mấy dễ dàng. Điều này đòi hỏi cả kĩ năng, kinh nghiệm và những trải nghiệm thực tế, sự tinh tế, nhạy bén của người nói.  

Lựa chọn tốt nhất là khóa học Kỹ năng Phản hồi tích cực của Skillhub! Khóa học này sẽ đem đến cho nhà quản lý nội dung chi tiết về nguyên tắc để phản hồi; quy trình phản hồi hiệu quả để đạt được mục tiêu giao tiếp và cách áp dụng kỹ năng này trong tình huống thực tế. Từ đó bạn có thể tạo được sự liên kết với đội ngũ nhân sự, cải thiện mối quan hệ với người xung quanh và nâng cao khả năng thăng tiến. Hãy đầu tư ngay hôm nay!  

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện kỹ năng phản hồi hiệu quả nhất 

Kết 

Các kỹ năng phản hồi trong giao tiếp là nền tảng quan trọng cho sự thành công trong cuộc sống và công việc. Với những thông tin OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam vừa cung cấp, các bạn có thể nhanh chóng áp dụng vào thực tế để cải thiện kĩ năng, khả năng ăn nói và các mối quan hệ xã hội.  

Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay với SkillHub để được tư vấn chi tiết và giải đáp những thắc mắc kịp thời về các khóa học kỹ năng mềm tại đây nhé! 

 

Bài viết liên quan

×
OES

Nhận thông báo về những Khóa học mới nhất

Error: Contact form not found.

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x