Hiệu suất làm việc của nhân sự sẽ tăng 15% nếu quản lý đưa ra những lời nhận xét tích cực, mang tính xây dựng. Ngược lại, nếu đó là những lời phê bình, chỉ trích, hiệu quả công việc có thể giảm tới 19% (Theo Zenger & Folkman, 2023). Các con số biết nói trên đã chứng tỏ tầm quan trọng của kỹ năng phản hồi trong giao tiếp, nhất là với các nhà quản lý. Vậy làm thế nào để thành thạo các kỹ năng này và áp dụng thành công trong thực tế, hãy cùng tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây!
Xem thêm: Kỹ năng phản hồi là gì? Tầm quan trọng của phản hồi tích cực nơi công sở
Phản hồi trong giao tiếp là gì?
Phản hồi trong giao tiếp hay feedback là việc đưa ra thông tin, nhận xét, góp ý hay đánh giá… về một hành động, kế hoạch, quyết định nào đó. Mục tiêu của việc đưa ra phản hồi trong giao tiếp là giúp các mối quan hệ, sự việc xoay quanh được giải quyết một cách nhanh chóng, xử lý vấn đề một cách hiệu quả nhất.
Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp thường được thể hiện dưới 2 hình thức chính là phản hồi mang tính xây dựng (phản hồi tích cực) và phản hồi bằng cách đưa quan điểm, nhận xét (Mang tính chất khen chê).
Phản hồi tích cực là yếu tố quan trọng trong giao tiếp hàng ngày, thể hiện qua việc bạn tiếp thu và phản hồi dựa trên quan sát chi tiết và cụ thể. Điều này không chỉ giúp bạn đưa ra nhận xét mang tính xây dựng mà còn chỉ ra những khía cạnh tích cực và những điểm cần cải thiện để người đối diện có thể phát triển hơn. Để phản hồi hiệu quả, bạn cần lắng nghe chăm chú, duy trì suy nghĩ tích cực và tóm tắt lại những ý chính của cuộc trao đổi. Những kỹ năng này giúp cuộc giao tiếp trở nên hữu ích và mang lại kết quả tốt đẹp hơn.
Thời điểm đưa ra phản hồi phù hợp nhất
Các chuyên gia khuyên rằng thời điểm đưa ra phản hồi là ngay sau khi hành động đó vừa xảy ra, khi sự việc còn mới đối với người đưa và nhận feedback. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt là khi có một tình huống xấu, tâm trạng người nhận phản hồi không tốt bạn nên dành một chút thời gian để làm “dịu” không khí. Bên cạnh đó hãy sắp xếp lại câu từ, ý tưởng cũng như ngữ điệu cho phù hợp trước khi đưa ra phản hồi nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện kỹ năng phản hồi hiệu quả nhất
Các phương pháp nâng cao kỹ năng phản hồi trong giao tiếp
Không quá khi nói rằng, phản hồi như một món quà, cần trao, gửi một cách tử tế và tôn trọng. Còn người tiếp nhận thông tin sẽ tiếp nhận một cách cẩn thận, trân trọng và cảm ơn. Để có kỹ năng phản hồi hiệu quả, bạn sẽ cần quan tâm và rèn luyện một số kỹ năng như sau:
Lắng nghe chân thành
Một trong những cách hiệu quả để nâng cao kỹ năng phản hồi trong giao tiếp đó là học cách lắng nghe chân thành. Bạn nên dành thời gian để tìm hiểu, cảm thông với vấn đề của người đang nói. Kỹ năng lắng nghe đặc biệt quan trọng đối với những người quản lý, bởi nó thể hiện sự chuyên nghiệp và thái độ nghiêm túc trong công việc.
Khi nhân sự chia sẻ về vấn đề họ gặp phải, bạn đừng vội đưa ra nhận định hay ngắt lời mà hãy nghe đến cuối cùng. Thay vì chỉ tập trung vào câu chuyện, hãy quan sát cả ánh mắt, cử chỉ hành động của nhân viên. Cuối cùng bạn hãy bình tĩnh tóm tắt những điểm mấu chốt, thể hiện sự quan tâm và khéo léo trình bày quan điểm cá nhân. Như vậy sẽ giúp người nghe thấy thoải mái và dễ dàng đồng tình với phản hồi của bạn.
Khi ai đó đang ở trong tình huống khó khăn, hãy thể hiện rằng bạn hiểu những gì họ đang trải qua. Đồng thời, giải thích rằng mặc dù bạn có thể đồng cảm với hoàn cảnh của họ, nhưng điều đó không thay đổi thực tế rằng họ cần điều chỉnh hành vi. Đây là chìa khóa để giúp họ hiểu được thông điệp bạn muốn truyền tải.
Kỹ năng này giúp xây dựng mối quan hệ tốt, gia tăng sự tin tưởng và tạo điều kiện để người khác cởi mở chia sẻ những điều họ suy nghĩ. Lắng nghe chân thành cũng giúp quản lý thấu hiểu hơn về tâm tư, nguyện vọng của nhân sự, hạn chế những xung đột để từ đó đưa ra phản hồi thích hợp.
Nói chuyện trực tiếp
Nhắn tin là một hình thức trao đổi phổ biến nhất hiện nay, nhưng có đôi khi việc nhắn tin này lại không thể truyền tải đầy đủ suy nghĩ và cảm xúc của bạn về một vấn đề. Vì vậy, những hình thức này đôi khi có thể dễ dẫn đến sự hiểu lầm khi phản hồi. Thay vào đó, nếu có thể, hãy chọn cách trao đổi trực tiếp thông qua cuộc gọi hoặc gặp mặt. Khi đối thoại trực tiếp, bạn có thể nhanh chóng hiểu được quan điểm và cảm xúc của đối phương, giúp bạn điều chỉnh phản hồi sao cho phù hợp, từ đó tránh những hiểu lầm không đáng có.
Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng
Phản hồi mang tính xây dựng là cách bạn trả lời để khuyến khích, khích lệ, và hỗ trợ người khác, từ đó thể hiện ý kiến một cách tích cực thay vì chỉ trích và bắt lỗi. Rèn luyện kỹ năng này sẽ tạo nên môi trường tích cực trong giao tiếp, nâng cao tinh thần làm việc và thúc đẩy hiệu suất. Nhận được những góp ý chân thành từ quản lý cũng khiến nhân sự cảm thấy được ghi nhận, động viên, từ đó họ có thêm niềm tin và gắn kết với tổ chức.
Khi bạn đưa ra sự động viên và khích lệ, giúp đồng nghiệp cảm thấy được ghi nhận và hỗ trợ nhiệt tình trong quá trình phát triển ý tưởng. Từ đó giúp thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, khả năng bày tỏ ý kiến và động lực làm việc của nhân sự.
Sử dụng ngôn ngữ hình thể
Sử dụng ngôn ngữ hình thể là việc bạn thể hiện ý kiến và cảm xúc của mình bằng cách sử dụng cử chỉ, ánh mắt, giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt. Ngôn ngữ hình thể giúp truyền đạt thông điệp rõ ràng hơn, tạo sự kết nối mạnh mẽ trong giao tiếp. Bằng cách này, bạn sẽ thể hiện sự quan tâm và đồng cảm, làm cho người khác cảm thấy họ được lắng nghe và tôn trọng.
Ví dụ: Khi lắng nghe nhân sự nói, hãy thể hiện sự đồng tình bằng cách gật đầu. Bạn cũng có thể thể hiện sự tập trung bằng cách không sử dụng điện thoại di động, ghi chép lại những ý chính; thả lỏng cơ thể và nhìn thẳng vào mắt người nói. Đây cũng là kỹ năng phản hồi trong giao tiếp quan trọng, giúp người nghe cảm thấy tự tin và cởi mở, dễ dàng hơn khi chia sẻ
Xem thêm: Cách ứng xử với đồng nghiệp nơi công sở để cải thiện mối quan hệ
Phân định rõ ràng khen ngợi và phê bình
Trên thực tế, không phải bất kì người quản lý nào cũng có thể làm tốt kĩ năng này, bởi khi ở vị trí quản lý, góc nhìn của bạn sẽ khác so với dưới góc độ của nhân sự. Chính vì thế, bạn cần lưu ý điều quan trọng ở kỹ năng phản hồi trong giao tiếp là khả năng phân biệt rõ ràng khen ngợi với phê bình.
Bạn có thể làm điều này thông qua việc bày tỏ quan điểm một cách rõ ràng, đi vào trọng tâm vấn đề để tránh lan man khiến nhân sự không hiểu rõ ý tưởng mà bạn nói. Quản lý cần đảm bảo rằng, khi bạn khen ngợi, nhân sự biết rõ họ làm tốt ở đâu. Ngược lại, khi phê bình, họ cũng sẽ hiểu rằng họ đang mắc lỗi, nguyên nhân là gì và làm thế nào để cải thiện điều này.
Sử dụng nguyên tắc bánh kẹp
Nguyên tắc phản hồi bánh kẹp là phương pháp góp ý bắt đầu bằng việc khen ngợi, sau đó đưa ra phản hồi và kết thúc bằng sự động viên và hỗ trợ. Nguyên tắc này giúp người nhận thông điệp đón nhận góp ý một cách tích cực, tạo điều kiện cho sự phát triển và tránh những hiểu lầm, tổn thương.
Ví dụ: Khi muốn góp ý với nhân sự về cách họ làm việc với khách hàng, bạn có thể nói: “Anh/chị thực sự ấn tượng với cách làm việc của em với khách hàng khó tính. Tuy nhiên, anh/chị nghĩ em cần cải thiện khả năng sắp xếp công việc và lập báo cáo để đảm bảo đúng tiến độ. Anh/chị nhìn thấy sự cố gắng của em và tin rằng em sẽ làm tốt”.
Qua đây, nhân sự không chỉ hiểu cách giải quyết vấn đề mà còn cảm thấy được ghi nhận, động viên chân thành. Từ đó giúp tạo niềm tin và động lực để họ cố gắng nhiều hơn.
Chú ý đến âm điệu và ngữ điệu khi phản hồi
Nội dung lời nói của bạn đã quan trọng, nhưng cách bạn truyền đạt nó thậm chí còn quan trọng hơn. Cùng một câu nói nhưng nếu sử dụng ngữ điệu khác nhau, ý nghĩa và tác động của câu nói sẽ thay đổi. Vì vậy, khi đưa ra góp ý, hãy cố gắng giữ giọng điệu nhẹ nhàng, lịch sự và bắt đầu bằng việc thừa nhận những quan điểm của đối phương trước khi trình bày ý kiến của mình.
Nếu đối phương cảm nhận được sự chân thành và thiện chí trong từng lời bạn nói, họ sẽ dễ dàng chấp nhận những đề xuất của bạn. Ngược lại, nếu bạn sử dụng giọng điệu gay gắt hoặc cố tình áp đặt quan điểm của mình lên người khác, họ sẽ cảm thấy bị chỉ trích và có xu hướng phản kháng. Điều này không chỉ làm tổn thương lòng tự trọng mà còn có thể dẫn đến những phản ứng bảo thủ, thậm chí là lời lẽ công kích cá nhân.
Ví dụ về cách sử dụng kỹ năng phản hồi trong giao tiếp
Bạn sẽ cần dành nhiều thời gian và công sức để rèn luyện kỹ năng phản hồi mới có thể sử dụng thành thạo và hiệu quả. Ví dụ về một số về việc đưa feedback dễ thấy nhất là trong cuộc sống, bạn có thể đưa ra góp ý cho đồng nghiệp, phản hồi kết quả bạn nhận được hay tham gia những cuộc trò chuyện trực tiếp.
Nói chuyện trực tiếp
Nếu bạn nhận thấy một nhân viên trước đây hoàn thành công việc xuất sắc nhưng gần đây lại hay mắc lỗi, hãy gặp trực tiếp và hỏi: “Em có đang gặp khó khăn gì không? Gần đây anh thấy em không tập trung vào công việc như trước. Nếu có gì muốn chia sẻ hay gặp vấn đề gì hãy nói với anh, anh luôn sẵn lòng lắng nghe.” Cách này không chỉ giúp tránh thiên kiến xác nhận mà còn khuyến khích bạn mở lòng để hiểu rõ hơn về hoàn cảnh của người khác.
Bắt đầu bằng lời khen cũng là cách tốt để góp ý một cách tinh tế. Trước khi đưa ra phản hồi, hãy công nhận những nỗ lực của họ. Lời khen ngợi đầu tiên sẽ giúp người nghe cảm thấy thoải mái hơn khi đón nhận lời nhận xét tiếp theo. Ví dụ, nếu muốn nhắc nhở một nhân viên về việc đi làm muộn, bạn có thể bắt đầu bằng: “Em là nhân sự có năng lực, luôn hoàn thành tốt công việc của mình. Tuy nhiên, em cũng cần chú ý đến giờ giấc của công ty. Công ty của chúng ta rất chú trọng đến tính đúng giờ, vì điều này phản ánh sự chuyên nghiệp trong công việc…”
Cách đưa ra phản hồi góp ý hành vi, không phê phán tính cách
Chẳng hạn, nếu bạn không hài lòng với bản kế hoạch mà nhân viên đã gửi, thay vì nói “Bản kế hoạch của em làm rất vớ vẩn/không ra sao cả” hãy thử thay bằng “Bản kế hoạch này còn thiếu một số chi tiết quan trọng.”
Hoặc “Anh/chị thấy rằng phần trình bày của bản báo cáo có chút khó hiểu. Em nên sắp xếp lại thông tin để rõ ràng hơn. Em tham khảo mẫu báo cáo chúng ta đã làm lần trước để học hỏi thêm nhé”. Với cách nói này, bạn không chỉ nêu ra vấn đề, mà còn đưa ra hướng giải quyết cụ thể, giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, không bị bỏ rơi.
Nhân viên của bạn sẽ biết ơn khi bạn giúp họ hiểu rõ những điểm cần khắc phục. Đây là một cách hiệu quả để cung cấp phản hồi trong môi trường làm việc, giúp mọi người cùng phát triển và nâng cao hiệu suất công việc.
Thể hiện sự đồng cảm trong lời phản hồi
Ví dụ, khi trao đổi với một nhân viên làm ca đêm đang mệt mỏi, bạn có thể nói: “Tôi biết gia đình bạn đang gặp khó khăn trong thời gian này, và tôi thực sự cảm thông. Tuy nhiên, tôi nhận thấy điều này đang ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, chúng ta cần thảo luận về vấn đề này.” Bằng cách này, bạn không chỉ thể hiện sự đồng cảm mà còn đưa ra phản hồi một cách xây dựng.
Khi khen ngợi, bạn hãy nhấn mạnh vào những ưu điểm để thể hiện sự ghi nhận. Bạn có thể nói: “Anh/chị rất ấn tượng với bản báo cáo em vừa trình bày. Em đã thu thập và phân tích dữ liệu một cách chính xác, giúp chúng ta rõ ràng hơn về tình hình hiện tại.” Điều này giúp nhân viên biết được công sức của họ đã được ghi nhận và họ đang làm đúng hướng.
Phản hồi hiệu quả không chỉ đơn giản là nói ra những điều đúng đắn mà còn là nghệ thuật truyền đạt thông điệp sao cho người khác lắng nghe và tiếp thu. Để làm được điều này, hãy giữ giọng điệu tích cực, tập trung vào các mục tiêu cụ thể mà người nhận có thể hướng đến và đạt được.
Nâng cao kỹ năng phản hồi cùng khóa học Skillhub
Trên đây là 5 kỹ năng phản hồi trong giao tiếp hiệu quả dành cho những nhà quản lý. Tuy nhiên làm thế nào để thành thạo 5 kỹ năng này và áp dụng trong cuộc sống, công việc là điều không mấy dễ dàng. Điều này đòi hỏi cả kĩ năng, kinh nghiệm và những trải nghiệm thực tế, sự tinh tế, nhạy bén của người nói.
Lựa chọn tốt nhất là khóa học “Kỹ năng Phản hồi tích cực” của Skillhub! Khóa học này sẽ đem đến cho nhà quản lý nội dung chi tiết về nguyên tắc để phản hồi; quy trình phản hồi hiệu quả để đạt được mục tiêu giao tiếp và cách áp dụng kỹ năng này trong tình huống thực tế. Từ đó bạn có thể tạo được sự liên kết với đội ngũ nhân sự, cải thiện mối quan hệ với người xung quanh và nâng cao khả năng thăng tiến. Hãy đầu tư ngay hôm nay!
Các kỹ năng phản hồi trong giao tiếp là nền tảng quan trọng cho sự thành công trong cuộc sống và công việc. Với những thông tin OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam vừa cung cấp, các bạn có thể nhanh chóng áp dụng vào thực tế để cải thiện kĩ năng, khả năng ăn nói và các mối quan hệ xã hội.
Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay với SkillHub để được tư vấn chi tiết và giải đáp những thắc mắc kịp thời về các khóa học kỹ năng mềm tại đây nhé!
