Trong xã hội đầy cạnh tranh và đòi hỏi hiệu suất cao, không ngạc nhiên khi áp lực công việc ngày càng gia tăng. Theo một báo cáo của Deloitte, 77% người trẻ từ 18 đến 34 tuổi cảm thấy kiệt quệ vì áp lực công việc. Để giúp đối phó với áp lực này, có hai nguyên tắc lập kế hoạch cực kì hiệu quả mà dân công sở nào cũng nên “nằm lòng”. Trong bài viết này, hãy cùng OES tìm hiểu hai nguyên tắc đó là gì nhé!
Xem thêm: Cách phát triển và đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên
Áp lực công việc – Mối đe doạ đến tâm lý và chất lượng công việc
Trong xã hội đầy cạnh tranh và đòi hỏi hiệu suất cao, không ngạc nhiên khi áp lực công việc ngày càng gia tăng. Theo một báo cáo của Deloitte, 77% người trẻ từ 18 đến 34 tuổi cảm thấy kiệt quệ vì áp lực công việc.
Trước những áp lực từ mục tiêu khắt khe, thời hạn gấp rút hay trách nhiệm lớn, căng thẳng và lo lắng sẽ trở thành những cảm xúc thường trực mỗi ngày. Tâm trạng không tốt chắc chắn sẽ đem lại những ảnh hưởng tiêu cực đến sự tập trung, sáng tạo và năng suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.
Không chỉ vậy, đôi khi, áp lực công việc dẫn đến tình trạng làm việc vội vàng, gây ra những sai sót và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Đây cũng là nguyên nhân làm suy giảm động lực và đam mê của mỗi người, làm mất đi niềm vui và sự hài lòng trong công việc.
Để giải quyết vấn đề này, lập kế hoạch hiệu quả đã được chứng minh là một công cụ hữu ích và hiệu quả. Bằng cách đặt ra mục tiêu, quản lý thời gian cũng như tạo sự cân bằng trong cuộc sống, lập kế hoạch giúp người trẻ giải tỏa áp lực và đạt được chất lượng công việc tốt hơn.
2 nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả
Nguyên tắc lập kế hoạch: SMART
Trước khi xây dựng bất kì một kế hoạch cụ thể nào, điều cần làm đầu tiên chính là xác định mục tiêu cụ thể. Có một mục tiêu rõ ràng sẽ là chiếc kim chỉ nam giúp kế hoạch đi đúng hướng, tạo động lực làm việc cũng như sự tập trung đúng mức với con đường bản thân đã lựa chọn. Với nguyên tắc SMART, bạn sẽ dễ dàng xác định được những tiêu chí cần thiết cho một mục tiêu. Nguyên tắc SMART bao gồm 5 yếu tố: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Attainable (Khả thi), Relevant (Liên quan), Time-bound (Giới hạn thời gian).
- Specific: Đặt mục tiêu một cách cụ thể và rõ ràng giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng, tránh được sự mơ hồ hay mơ mộng không thực tế, đồng thời giảm được áp lực từ sự không chắc chắn
- Đo lường được (Measurable): Đảm bảo rằng mục tiêu có thể đo lường được cho phép bạn theo dõi tiến độ của bản thân và cũng như đánh giá kết quả đạt được
- Khả thi (Attainable): Xác định mục tiêu có tính khả thi cao bằng cách đánh giá tài nguyên, năng lực hay những hạn chế của bản thân để tránh áp lực không cần thiết cũng như tạo động lực cho chính mình
- Liên quan (Relevant): Mục tiêu cần có tính kiên kết chặt chẽ đến những điều bạn mong muốn đạt được công việc và cuộc sống. Từ đó bạn sẽ tập trung vào những điều quan trọng nhất cũng như loại bỏ những mục tiêu không cần thiết.
- Giới hạn thời gian (Time-bound): Đặt thời hạn cụ thể cho mục tiêu (ngày, giờ, thời điểm dự định hoàn thành) sẽ làm tăng tính kỷ luật cũng như giúp bạn tập trung hoàn thành công việc hiệu quả trong thời gian nhất định.
Nguyên tắc lập kế hoạch: 5W1H2C5M
Bước tiếp theo khi triển khai kế hoạch một cách hiệu quả nhất chính là xác định nội dung công việc. Phương pháp 5W1H2C5M chính là một trợ thủ đắc lực giúp bạn lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa họ thông qua việc trả lời các câu hỏi trong mỗi nhóm dưới đây:
- 1W – Why: Việc xác định rõ mục tiêu, yêu cầu công việc giúp bạn hiểu rõ được tầm quan trọng và mục đích của kế hoạch
- 1W – What: Xác định nội dung, khối lượng công việc, bạn sẽ nắm được cụ thể những nhiệm vụ bản thân cần thực hiện
- 3W – Where, When, Who: Xác định những yếu tố liên quan đến vị trí, thời gian, người tham gia sẽ giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả
- 1H – How: Xác định những phương pháp, cách thức, quy trình để thực hiện công việc hợp lý nhất
- 2C – Control, Check: Xác định cách thức kiểm soát tiến độ giúp đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch
- 5M – Man, Money, Material, Machine, Method: Xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc
Những kỹ năng cần thiết hỗ trợ lập kế hoạch thông minh
Kỹ năng quản lý thời gian
Môi trường làm việc phân tán và cuộc sống đa tác vụ ngày nay đòi hỏi bản thân mỗi người khả năng tập trung và đối phó với sự phân tán. Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp chúng ta tập trung vào công việc chính mà không bị mất tập trung bởi những yếu tố khác tác động ở bên ngoài, từ đó giúp tăng cường năng suất và đạt được kết quả tốt hơn.
Không chỉ đơn thuần là lập kế hoạch và sắp xếp thời gian, quản lý thời gian còn giúp kiểm soát stress và căng thẳng trong công việc. Bằng cách phân chia thời gian hợp lý và tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, chúng ta có thể có thời gian nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng và duy trì sự cân đối tinh thần.
Kỹ năng cân bằng cuộc sống
Một trong những kỹ năng quan trọng hỗ trợ quá trình lập kế hoạch thông minh chính là kỹ năng cân bằng cuộc sống. Kỹ năng này giúp bạn đánh giá được mức độ quan trọng, sự ưu tiên của các yếu tố khác nhau trong cuộc sống. Điều này đảm bảo rằng bạn không lạm dụng quá nhiều thời gian vào một mặt của cuộc sống mà bỏ qua những khía cạnh quan trọng khác.
Bạn có thể xác định được những mục tiêu và hoạt động quan trọng nhất mà bản thân muốn đạt được để sắp xếp thời gian và nguồn lực cho phù hợp. Biết cách cân bằng giữa công việc, gia đình, sức khỏe, sở thích và nghỉ ngơi, chắc chắn bạn có thể tận hưởng một cuộc sống trọn vẹn hơn và đạt được sự thành công và hạnh phúc đa chiều.
Xem thêm: Bí kíp “làm chủ” thời gian với quy tắc 80/20
Kết
Trên hành trình sự nghiệp của mỗi người, áp lực luôn hiện diện và đối khi còn trở thành những thách thức vô cùng lớn. Tuy nhiên, biết cách áp dụng hai nguyên tắc lập kế hoạch quan trọng, chắc chắn rằng dân công sở sẽ dễ dàng vượt qua áp lực và tiến tới thành công. Liên hệ với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo trực tuyến để được tư vấn về triển khai đào tạo kỹ năng mềm trực tuyến hiệu quả!
